Werkkapitaal optimaliseren in 4 stappen
Hoeveel geld zit er bij jouw bedrijf vast in voorraden? Bij veel bedrijven zijn voorraden te hoog, waardoor er te weinig cash overblijft voor de nodige uitgaven. Zeker nu de rente stijgt, is dat een kritische situatie. Hoe breng je je werkkapitaal weer in balans? Edwin Steenbrink, business partner en supply chain consultant bij BLMC, gidst je in 4 stappen naar optimaal werkkapitaal.
Wat is werkkapitaal ook alweer?
‘Eerst maar eens een korte recap. In de volksmond wordt het vaak gebruikt als synoniem voor geld dat vastzit in voorraad, maar dat klopt niet. Werkkapitaal is een simpele rekensom:
vlottende activa (voorraden, debiteuren en cash)
-/-
vlottende passiva (crediteuren, te betalen rente, belastingen en bankkredieten)
In een gezonde situatie zit een deel van je vlottende activa ‘vast’ in voorraden en houd je voldoende liquide middelen over voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Je wilt niet te weinig cash hebben, maar te veel is ook niet goed. Wat een optimaal werkkapitaal is, hangt af van het soort bedrijf dat je bent.
Hoe bepaal je optimaal werkkapitaal?
Op dit moment speelt bij veel bedrijven het probleem dat er te veel geld vast zit in voorraden. Door de opeenvolgende crisis zijn veiligheidsvoorraden aangelegd, waar ze in de huidige tijd van recessie mee blijven zitten. Tegelijkertijd wordt de rente hoger: cash kost serieus geld. Dat is een ongezonde financiële situatie. De uitdaging is om de voorraden op een gezond peil te brengen. Je werkkapitaal optimaliseren doe je in vier stappen.
1. Weten: hoe zit je voorraad in elkaar
Om de juiste maatregelen te nemen, moet je eerst weten hoe je eraan toe bent. Twee kengetallen zijn daarbij interessant: de omzetsnelheid en de kwaliteit van je voorraad.
Omzetsnelheid
De omzetsnelheid geeft aan hoe vaak de gemiddelde voorraad per jaar wordt verkocht. Wat ‘goed’ is, hangt af van het soort bedrijf. Een industrieel bedrijf heeft meestal een lage omzetsnelheid van rond de 4, bij een retailer is dat normaal gesproken boven de 10. Een goede graadmeter is je eigen branchegemiddelde. Daarnaast hangt het af van je waardestrategie. Ben je een cost leader die veel omzet met kleine marges? Dan is een hogere omzetsnelheid nodig. Ben je een product leader die zich vooral onderscheidt met een uniek product? Dan is een lagere omzetsnelheid over het algemeen prima.
Kwaliteit van de voorraad
Het tweede cijfer is de kwaliteit van je voorraad. Ofwel: hoe lang ligt voorraad in je magazijn? Voorraad die te lang op de plank ligt, werkt niet voor je en levert geen rendement op. Bovendien heeft nagenoeg elk product een houdbaarheid, na die tijd is het waardeloos.
Ook voor dit cijfer hangt het optimum af van je eigen situatie. Maar voorraad die meer dan een jaar ligt, is meestal niet goed. Een uitzondering is bijvoorbeeld Scotland’s whisky distilleries.
Wanneer ik bij een bedrijf kom om ‘iets te doen aan de voorraden’, is het eerste dat ik doe deze twee cijfers berekenen. Dat geeft veel inzicht en vaak zelfs een schok. En wat belangrijker is: het geeft richting aan wat je kunt doen.
2. Handelen: voorraden slim liquideren
Ik zie het vaak gebeuren: na de eerste schok komt de daadkracht: laten we al die oude voorraad dan maar gewoon wegdoen en afboeken. Dat raad ik niet aan. Het gaat van je balans af, wat niet goed is voor je werkkapitaal, en levert niets op. Veel interessanter is het om te bepalen wat je met deze voorraden nog kunt doen. Bijvoorbeeld door een actie te organiseren, producten te refurbishen of te herverpakken zodat ze weer actueel zijn.
Dit werk het beste met een cross-functioneel team met collega’s van sales, marketing, finance en productie. Het geeft veel voldoening om niet alleen ruimte te creëren in het magazijn, maar daar ook nog opbrengst mee te genereren. En vooral om dat samen te doen. Ook handig als opmaat naar de volgende stap.
3. Organiseren: voorraadbeheer
Oké, het magazijn is opgeruimd, de incourante voorraden opgeruimd. Hoe zorg je ervoor dat je niet binnen drie maanden in dezelfde situatie terecht komt? Dat doe je door te beseffen dat je niet altijd alles voor iedereen hoeft te doen.
Maak onderscheid tussen verschillende product-marktcombinaties met verschillende behoeftes. Skoda en Porsche zijn beide merken van Volkswagen, toch hebben ze een volledig andere benadering van hun klanten. Vertaald naar voorraad: voor je key klanten en je snellopende producten houd je meer voorraad aan dan voor incidentele klanten en langzaamlopers. Elke product-marktcombinatie heeft een optimaal voorraadniveau. Om dat werkbaar te houden, werk je vaak met clusters van product-marktcombinaties. Het principe blijft hetzelfde: je doet voor elk segment wat nodig is. Niet meer en niet minder.
Ook dit bepaal je met een multidisciplinair team. Marketing en sales begrijpen de behoeften van verschillende soorten klanten, finance heeft oog voor een gezonde financiële situatie en vanuit supply chain kijk jij naar werkbaarheid en kosten.
4. Borgen: slim plannen
De wereld is niet statisch en dat is jouw bedrijf dus ook niet. Daarom moet je steeds vraag en aanbod afstemmen. Daar bestaat een beproefde methode voor: Sales & Operations Planning. Dit is een formele samenwerking tussen alle disciplines, waarbij je werkt op basis van een vraagvoorspelling met een horizon van 3-18 maanden. De kern ervan is een maandelijks, multidisciplinair overleg waarin de verwachte vraag wordt gekoppeld aan de operationele mogelijkheden. Op die manier word je nooit verrast en ben je altijd in control.
Conclusie
Het werkkapitaal kan uit balans raken door onverwachte omstandigheden. Veel bedrijven hebben nu bijvoorbeeld te maken met te hoge voorraden. Het verlagen van die voorraden, en het vinden van de optimale voorraadhoogte, is niet alleen een zaak van supply chain management. Zowel op korte als lange termijn is een samenwerking tussen finance, marketing, sales, operations en supply chain dé succesformule. Samen kun je de te hoge voorraden rendabel liquideren, bepalen wat de optimale voorraadhoogtes zijn en dit borgen door een S&OP-proces. Het is geen rocket science, maar vergt wel betrokkenheid van alle disciplines. Jouw rol vanuit supply chain is vooral het creëren van bewustwording en het voeren van regie. Zodat je nooit meer hoort: ‘doe eens iets aan de voorraden’. Want die zijn helemaal onder controle.’
Benieuwd naar een voorbeeld?
Download dan de slides van Edwin zijn presentatie tijdens ICT & Logistiek 2023.