Echt goed selecteren? Gebruik een business case

De Engelsen zeggen: ‘the proof of the pudding is in the eating.’ Dat geldt ook in recruitment. Zeker bij zwaardere functies zetten we daarom graag een business case in als selectie-instrument. Zo’n case is een maatwerk vraagstuk waarmee we heel praktijkgericht kunnen beoordelen of een kandidaat de specifieke kennis, ervaring en persoonlijkheid heeft om een functie te vervullen. Hoe pak je dit aan en wat zijn de voordelen? Directeur Recruitment Paul Busé legt het graag uit.

Voor welke functies gebruik je dit instrument vooral?

‘Bij executive search is een business case altijd onderdeel van ons selectieproces, naast een telefonisch interview en een dubbel gestructureerd interview door twee verschillende recruiters. We zetten de business case in ieder geval in voor senior management en directiefuncties, typisch posities met een jaarsalaris vanaf 80 tot 100.000 euro. Maar ik let ook op de benodigde competenties. Voor functies waarbij de kandidaat veranderingen moet kunnen begeleiden, sterk leiderschap moet tonen of een hele specifieke opdracht krijgt, zie ik een business case als een zeer effectief onderdeel van het selectieproces.’

Wat onderscheidt de business case van andere selectie-instrumenten?

‘Bij de keuze van selectiemethoden is het van belang om de validiteit vast te stellen. Daarnaast is ook de ervaring van de kandidaat van belang. Een onderzoek van Schmidt en Hunter uit 1998 vergeleek verschillende instrumenten en kwam tot de volgende conclusies:

  • (Gestructureerd) interview: Hoge validiteit, gemiddeld tot positieve ervaring door kandidaat
  • Psychometrische tests: Gemiddeld tot hoge validiteit, negatief tot gemiddelde ervaring door kandidaat
  • Biografische vragenlijst: Gemiddelde validiteit, gemiddelde ervaring door kandidaat
  • Praktische opdracht/simulatie: Hoge validiteit, positieve ervaring door kandidaat
  • Assessmentonderzoek: Hoge validiteit, positieve ervaring door kandidaat
  • Referenties: Lage validiteit, positieve ervaring door kandidaat.

Je ziet dus dat een praktische opdracht in de vorm van een business case een hoge validiteit heeft. Wat ik zelf ervaar is dat juist sterke leiders ook uitstekende communicatieve vaardigheden hebben. Het is mijn rol om voorbij dat verhaal te kijken en te garanderen dat iemand ook kan waarmaken wat hij of zij zegt. Daarvoor is dit een uitstekend instrument.’

Hoe werkt het?

‘Tijdens de intake bij de klant besteed ik veel aandacht aan de specifieke uitdagingen waar de nieuwe manager of directeur mee te maken gaat krijgen, niet alleen nu maar ook de komende jaren. Is er sprake van sterke groei, zijn er bepaalde veranderingen nodig, is er behoefte aan een nieuw soort kennis of is ander leiderschap vereist? Dat neem ik allemaal mee. Op basis daarvan formuleer ik de case. Typisch bestaat die uit drie onderdelen: een introductie van het bedrijf, een schets van de situatie en de vraag aan de kandidaat: hoe zou je dit aanpakken? Ik verlang daarbij een goed technisch antwoord op basis van zijn of haar supply chain kennis, maar minstens zo belangrijk vind ik de vraag hoe de kandidaat draagvlak zou verkrijgen in de lagen onder, gelijk aan en boven het eigen functieniveau.  De kandidaat werkt de case thuis uit en stuurt ons zijn of haar resultaten in maximaal 2 A4’jtes. Ook dat is een bewuste eis: iemand die de materie echt beheerst, kan het kort uitleggen.’

Wat doe je met de resultaten?

‘Wanneer de kandidaat bij ons op bezoek komt, krijgt deze twee afzonderlijke interviews met twee verschillende recruiters. Het bespreken van de case is een belangrijk onderdeel van die gesprekken. Overigens kan de case ook dienen als een eerste schifting. Ik zeg altijd tegen kandidaten: als je de case niet interessant vindt, of te moeilijk, laat het dan gaan. Dan is dit geen functie voor je. Dat wordt gewaardeerd, want zo bespaar je iedereen kostbare tijd. De mensen die op gesprek komen, zijn werkelijk geïnteresseerd in het vraagstuk van de organisatie.’

Wat levert het op?

‘We hebben direct inzicht in de aanpak van deze kandidaat, we weten of hij of zij de functie aankan, we zien of het gewenste kennisniveau aanwezig is en of het karakter van de kandidaat in de praktijk bij de functie past. Het is dan vrij gemakkelijk om te kiezen welke personen we voorstellen aan de opdrachtgever. Deze krijgt de uitgewerkte cases ook te zien, ze zijn onderdeel van de rapportage.’

Is het de investering waard?

‘De klant kost het niets extra; bij een executive search traject is dit, waar nodig, gewoon onderdeel van het selectieproces, omdat we hiermee de selectie van de beste kandidaten kunnen garanderen. Ons kost het een aantal uren voorbereidingstijd, maar het is zo effectief, dat ik die er graag voor over heb. De kandidaten besteden gemiddeld zo’n 2-4 uur aan het uitwerken van de case. Serieuze kandidaten die geschikt zijn voor de functie, vinden dat niet erg. Sterker nog, die vinden het vaak leuk, omdat dit de vraagstukken zijn waar ze graag aan werken. Zij kunnen op deze manier direct laten zien wat ze waard zijn, dus per saldo is die tijd heel goed besteed.

Kortom, de meeste kandidaten van dit niveau kunnen zich uitstekend uitdrukken en zijn goed in staat om hun gesprekspartner te beïnvloeden. Maar tegen een goede business case zijn ook zij niet bestand. Dit instrument geeft een eerlijk en compleet beeld van de persoon en laat zien met wie we echt te maken hebben.’