Scenario-analyse

Een van de onderwerpen die bij supply chain management aan de orde kunnen komen, is scenario-analyse en scenarioplanning. Anders gezegd: what-if-scenario’s. Wat als het nieuwe product een onverwacht groot succes wordt? Wat als de olieprijs boven een bepaalde limiet komt? Wat als handelsboycot onze toeleverketen blokkeert?

De verschillende tijdshorizons van scenario-analyse en scenarioplanning

Scenario-analyse en scenarioplanning kunnen zowel op tactisch als strategisch niveau worden ingezet:

  • Op tactisch niveau is het vaak onderdeel van Sales & Operations Planning (S&OP). In feite is elke vorm van forecasting een soort van scenarioplanning; je gaat uit van een bepaalde vraag. In de meeste S&OP-systemen is scenarioplanning een expliciete optie. Je kunt bijvoorbeeld doorrekenen: wat betekent het als de vraag X% hoger uitvalt – kunnen we dan met onze huidige capaciteit leveren? Of wat betekent het als de vraag juist lager uitvalt, of als de toevoer stokt? Een S&OP-proces heeft meestal een horizon van een tot achttien maanden.
  • Op strategisch niveau kijken we naar mogelijke veranderingen in de markt en in de macro-omgeving op langere termijn, en welke invloed die op het bedrijf kunnen hebben. Op marktniveau is dat bijvoorbeeld de komst van een nieuwe, sterke concurrent. Op macroniveau kunnen dat zijn: politieke ontwikkelingen, grote weersveranderingen, demografische ontwikkelingen et cetera.

Wanneer is een scenario-analyse zinvol?

Op tactisch niveau is het altijd belangrijk om rekening te houden met verschillende scenario’s en de meeste bedrijven hebben hier ook methodes voor.

Strategische scenario-analyses worden minder vaak gemaakt. Dat is begrijpelijk; het is een vrij tijdrovend proces en het voelt misschien als speculeren. Toch is het belangrijk om voorbereid te zijn op zaken die een grote impact kunnen hebben. Heel kort gezegd zijn er vier factoren die de noodzaak tot scenario-analyse vergroten:

  1. Grote afhankelijkheid van bijvoorbeeld een leverancier of afzetmarkt;
  2. Veel schade wanneer het scenario zich voordoet;
  3. Hoge kans dat het gebeurt;
  4. Lange voorbereidingstijd om bij te sturen.

Een scenario-analyse in 5 stappen

Om zeker te weten dat er geen risico’s over het hoofd worden gezien, volgen we een bepaalde logica bij elke scenario-analyse.

1. Breng de keten in kaart

Om te weten wat mogelijke afhankelijkheden zijn, maken we eerst de hele keten inzichtelijk.

Wie zijn de belangrijke leveranciers en klanten? Wie zijn de leveranciers van de leveranciers en de klanten van de klanten? Welke andere partijen hebben invloed op het bedrijf? En niet te vergeten: wat zijn de interne factoren om rekening mee te houden?

2. Welke risico’s zijn groot en reëel?

We gaan na welke risico’s er in deze keten te herkennen zijn.

We kijken in ieder geval naar alle DESTEP-factoren (demografisch, economisch, sociaal-cultureel, technologisch, ecologisch en politiek-juridisch). Daarnaast analyseren we de risico’s op het gebied van concurrentie en de afzetmarkt. Tot slot nemen we interne factoren mee. Het is belangrijk om te beseffen dat bepaalde scenario’s niet alleen negatieve risico’s opleveren maar ook kansen. Daar wil je wel van kunnen profiteren dus ook die vormen onderdeel van de analyse.

3. Wat-als-vragen

We bespreken de wat-als-vragen en kwantificeren waar mogelijk de antwoorden.

Bijvoorbeeld: is er een mogelijkheid dat een bepaalde markt wegvalt, wat betekent dit dan voor de omzet en de kosten? Hoe zit het met bederfelijkheid van de producten, en met de opslagcapaciteit? Zijn producten dan onbruikbaar of kunnen ze elders afgezet worden? Hoe meer je kunt doorrekenen, hoe beter je weet wat het je waard is om hier maatregelen voor te nemen.

4. Plannen maken

Wat zijn de mogelijkheden als het scenario zich voordoet?

Stel dat je nu één buitenlandse leverancier hebt voor een bepaald product en de politieke situatie in dat land is instabiel. Het kan zijn dat je producent daardoor op een bepaald moment niet meer kan leveren. Is het dan verstandig nu de productie daar al weg te halen en naar een duurdere producent dichterbij brengen? Of is het voldoende om slechts een kritisch deel van je productie elders onder te brengen? Nog lichter is de oplossing om alleen afspraken maken met een andere producent voor het geval het nodig is. Deze afwegingen zijn altijd een product van enerzijds de kans dat het zich voordoet en hoe groot te schade dan is, en aan de andere kant de kosten om dit scenario te ondervangen.

5. Indicatoren vaststellen

We weten nu wat de risico’s zijn en er zijn plannen op tot actie over te gaan wanneer een scenario zich voordoet. Dat heeft alleen zin als je tijdig weet dat er dingen staan te gebeuren.

In deze stap zetten we de ‘voelsprieten’ aan. Dat kan zijn in de vorm van datasignalen (dalende verkopen, haperende aanvoer) of kwalitatieve signalen zoals berichten in de media of opmerkingen van ketenpartners. We zorgen ervoor dat deze signalen de juiste mensen bereiken en dat er overlegstructuren bepaald zijn, zodat het mogelijk is om tijdig tot actie over te gaan.

Scenario’s biedt Swiss Sense waardevolle inzichten tijdens corona

Om meer grip te krijgen op de capaciteitsplanning hebben we samen met Swiss Sense een rekenmodel opgezet dat salesverwachtingen direct doorrekent naar productieaantallen, voorraadinformatie, bezetting van het magazijn en logistieke capaciteit. Het rekenmodel bood veel inzicht toen alle S&OP-cycli veranderende door corona, vertelt Supply Chain Project Manager Geert Witlox: ‘Dit model gebruiken we in een S&OP-cyclus waarbij we data van verschillende bronnen combineren. Daardoor krijgen we een goede vraagvoorspelling en kunnen we die gemakkelijk doorrekenen. Toen veranderde ineens alles door corona. Dat zorgde onder meer voor onzekerheid: wat gaat dit doen met de verkopen, wat betekent het voor de productie en voor de logistiek? In die periode hebben we vooral gebruik gemaakt van de mogelijkheid om verschillende scenario’s door te rekenen. Daardoor hadden we ook in deze tijd voldoende input om snel bij te sturen.’

BLMC helpt

Zoals hierboven vermeld, houdt iedereen zich van nature bezig met enige vorm van scenario-analyse. Iedereen stelt zich wel eens wat-als-vragen. Het probleem is dat dit meestal niet structureel gebeurt, en zeker niet voor de langere termijn. Dat is jammer, want het levert veel op om u tijdig voor te bereiden.

Wilt u ervaren van scenario-analyse voor uw supply chain kan betekenen? We praten er graag verder over. Neem contact op met ons op via 085 0 47 94 28 of via het contactformulier aan de rechterkant van de pagina.