EUDR. Waar begin je als de wetgeving duidelijk lijkt, maar de uitvoering dat niet is?
Voor veel organisaties voelt de EUDR als een wetgeving waarvan je de hoofdlijnen begrijpt, maar waarvan de praktische uitvoering vragen oproept. Je weet dat je moet aantonen waar grondstoffen vandaan komen. Je weet dat je certificaten nodig hebt. Je weet dat je als importeur verantwoordelijkheid draagt. Maar hoe richt je dat proces concreet in? Wat heeft prioriteit? En hoe zorg je dat het niet bij losse documenten blijft, maar onderdeel wordt van je dagelijkse operatie?
Dat was precies de situatie bij Maxfurn.
EUDR: groter en complexer dan verwacht
Maxfurn is een meubelgroothandel uit Uden met productie in Azië en Europa. Een groot deel van het assortiment wordt van buiten de EU geïmporteerd en valt daarmee volledig onder de EUDR verplichtingen. Binnen de organisatie kreeg Jacqueline, rechterhand van de directie, het project toegewezen. Wat begon als een logisch compliancevraagstuk, bleek al snel een traject dat veel breder was dan verwacht.
Overal was informatie te vinden. Leveranciers hadden certificaten. Concurrenten waren ermee bezig. Er werd gesproken over systemen, verklaringen en digitale registraties. Tegelijkertijd ontbrak het overzicht. Wat is écht verplicht? Wat moet eerst geregeld worden? In welke vorm moet je bewijs aanleveren? En hoe borg je dat structureel?
Met die vragen kwam Maxfurn bij BLMC terecht.
Van losse informatie naar een gestructureerde aanpak
Samen met Raphaël is eerst de basis gelegd. Niet door direct in tooling te duiken, maar door de keten volledig in kaart te brengen. Van grondstof tot eindklant, inclusief tier 1, 2 en 3 klanten en leveranciers. Waar komt het hout vandaan? Welke fabriek verwerkt het? Welke certificaten zijn aanwezig? En waar zitten de risico’s?
Vervolgens is prioriteit aangebracht. De focus lag op import vanuit China, omdat daar de grootste verantwoordelijkheid ligt als importeur binnen de EU. Door eerst helder te krijgen wat écht impact heeft, werd het traject overzichtelijker en concreter.
Het Due Diligence proces is stap voor stap ingericht, met duidelijke triggerpoints in de keten. Bij onboarding van nieuwe leveranciers, introductie van nieuwe producten of wijzigingen in herkomst start automatisch het bijbehorende inkoop- en due diligence proces.
Bestaande certificaten zoals FSC Chain of Custody zijn gestructureerd ingebed. Aanvullende informatie, inclusief geolocaties, wordt op vaste momenten vastgelegd en verwerkt tot een correcte Due Diligence Statement. Voor de digitale borging is gekozen voor Osapiens, zodat processen en verklaringen via één systeem tijdig en correct worden aangeleverd.
Belangrijker nog was de organisatorische kant. Leveranciers moeten begrijpen wat er van hen verwacht wordt. Medewerkers moeten weten hoe zij informatie verzamelen en beoordelen. Daarom is bewust gekozen voor een ‘train de trainer’-aanpak. Raphaël begeleidde Jacqueline en haar collega’s, zodat zij zelfstandig leveranciers kunnen informeren, vragenlijsten kunnen uitzetten en het proces intern kunnen borgen. Tegelijkertijd is gekeken naar de koppeling met het ERP systeem, zodat duurzaamheid geen los project wordt, maar onderdeel van de bestaande inkoop en supply chain processen.
Wat in het begin onduidelijk en omvangrijk aanvoelde, werd daardoor beheersbaar. Er is getest met fictieve leveranciers, geolocaties zijn verzameld, vragenlijsten zijn uitgezet en voor China was het proces al ver ingericht. Maxfurn heeft daarmee een voorsprong opgebouwd.
Het verschil zit in structuur en regie
Wat volgens Maxfurn het verschil maakte, was niet alleen kennis van de wetgeving, maar vooral het aanbrengen van structuur. Duidelijke overleggen, heldere kaders en concrete vervolgstappen. Weten wat eerst moet en wat later kan. Begrijpen wat wettelijk verplicht is en wat ondersteunend is. En vooral: zorgen dat het project niet blijft hangen in losse acties, maar wordt ingebed in de organisatie.
Door recente aanpassingen in de regelgeving is het traject tijdelijk gepauzeerd. De basis staat echter. De keten is inzichtelijk, prioriteiten zijn bepaald en de organisatie weet wat nodig is om compliant te opereren. Zodra de EUDR-richtlijnen vanuit de EU definitief zijn, kan Maxfurn gericht doorpakken.
Herkenbaar?
Veel bedrijven zitten in dezelfde fase. De druk lijkt tijdelijk minder groot, waardoor het project naar de achtergrond schuift. Tegelijkertijd weten zij dat het inrichten van end to end ketenprocessen, het verzamelen van leveranciersinformatie en het koppelen van systemen tijd kost.
Kom je er zelf niet goed uit met EUDR? Weet je niet waar je moet beginnen of twijfel je of je de juiste stappen zet? Dan is het verstandig om het niet alleen te blijven uitzoeken.
EUDR raakt je hele keten. En juist daar helpt BLMC om overzicht, structuur en regie te brengen.
Wil je sparren over jouw situatie, dan gaan we graag met je in gesprek.
