Groeien zonder vertraging: een ERP-implementatie uit het boekje
Champion Trophy Products, een leverancier van sporttrofeeën, liep tegen groeibelemmeringen aan toen hun ERP-partner onbedoeld niet meer de benodigde service kon bieden. Het brede aanbod van mogelijk nieuwe leveranciers maakte de keuze lastig, en daarom besloten ze een ervaren projectmanager in te schakelen om te voorkomen dat het project halverwege zou vastlopen.
Die keuze bleek een schot in de roos. BLMC stapte in om Champion Trophy Products te begeleiden, en het resultaat was opmerkelijk: een ERP-project dat zowel binnen het budget als binnen de gestelde tijdsplanning werd opgeleverd. Een zeldzaamheid in de wereld van ERP-projecten. Hoe hebben ze dat voor elkaar gekregen?
De zoektocht naar een nieuwe partner
Champion Trophy Products heeft al jarenlang een goede samenwerking met een partner voor alles wat met ERP te maken had. En waar Champion Trophy Products ooit begon als een klein bedrijf, is het in een paar jaar tijd een internationale leverancier geworden van trofeeën, met inmiddels een assortiment van meer dan 10.000 artikelen. Met deze groei komen ook complexere processen, en al snel wordt duidelijk dat hun huidige partner niet meer de benodigde service kan bieden. Dit vormt een belemmering voor verdere ontwikkeling. Daarom start Champion Trophy Products de zoektocht naar een nieuwe ERP-partner met de juiste kennis en ervaring om hun groeiambities waar te maken.
In het overleg met de aandeelhouders over het ERP-project, wordt al snel aangegeven dat een externe projectmanager bij het selecteren en implementeren van een ERP-pakket onmisbaar is. Het doel is helder: voorkomen dat het project halverwege vastloopt. Champion Trophy Products gaat op zoek naar de geschikte partij. Zo komen ze bij BLMC terecht en al snel blijkt Gert dé man voor de klus te zijn.
Vanaf dag één al de investering terugverdiend?
Gert valt meteen met de deur in huis. Want de gekozen ERP-leverancier blijkt volgens hem niet aan te sluiten bij de organisatie. Door de vraagtekens van Gert moeten ze een aantal stappen terug zetten. Want wat heeft de organisatie echt nodig? Welke eisen en wensen zijn belangrijk in het selectieproces? Gert beveelt 2 partners aan die, vanuit zijn ervaring, passen bij de organisatie. Hij wekt voldoende vertrouwen en al snel worden er demo’s ingepland. Aan de hand van deze demo’s kiezen ze samen voor de beste partner.
Jan, de Operationeel Directeur van CTP, kijkt met een tevreden blik terug op deze fase. Doordat Gert meteen zijn vraagtekens zette bij de gekozen leverancier, waren we nog net op tijd voordat de handtekening werd gezet. Zo geeft Jan terecht aan: ‘Gert verdiende meteen het geld terug door deze keuze te maken’.
Van blauwdruk naar live-gang
‘Hij [een projectmanager] onderbouwt belangrijke beslissingen en zorgt ervoor dat in samenwerking met de leverancier alle eisen, wensen, en add-ons helder in kaart worden gebracht. Dit helpt om weloverwogen keuzes te maken en het proces efficiënt te laten verlopen.’ – Jan Dikkes, Operationeel Directeur CTP
De blauwdrukfase gaat van start, en samen met de implementatiepartner van de leverancier kan de implementatie snel beginnen. Gert speelt een actieve rol in het opstellen van de blauwdruk, neemt deel aan alle vergaderingen en denkt functioneel mee. De samenwerking tussen de leverancier en Champion Trophy Products verloopt soepel, en het project verloopt zoals gepland.
Jan geeft aan dat het bijzonder waardevol is om iemand zoals Gert aan boord te hebben: “Hij onderbouwt belangrijke beslissingen en zorgt ervoor dat in samenwerking met de leverancier alle eisen, wensen, en add-ons helder in kaart worden gebracht. Dit helpt om weloverwogen keuzes te maken en het proces efficiënt te laten verlopen.”
Na enkele maanden is het nieuwe systeem klaar voor livegang. De organisatie blijkt er uitstekend mee uit de voeten te kunnen. Zo goed zelfs, dat Champion Trophy Products besluit om het ERP-systeem ook bij de dochteronderneming te implementeren. Enkele maanden later draait ook daar het systeem zonder problemen.
Hoewel ERP-projecten vaak bekendstaan om budgetoverschrijdingen en vertragingen, bewees dit project dat het anders kan. Dankzij de inzet van een ervaren projectmanager bleef het project binnen de gestelde tijd én binnen het budget. Champion Trophy Products is nu klaar voor verdere groei.
Wil jij ook een ERP-implementatie zonder gedoe?
Een ERP-project gaat niet altijd vlekkeloos, maar een ervaren projectmanager kan jouw organisatie al een heel eind op weg helpen. Kies voor een projectmanager om de kans op succes meteen te verhogen!