Projectmanagement bij ERP implementatie
Een ERP-systeem raakt aan alle vitale processen van het bedrijf en er hangt daarom veel af van een succesvolle implementatie. Iedereen die het wel eens heeft meegemaakt, weet hoe complex en intens een ERP implementatie kan zijn. Een goede, onafhankelijke projectmanager is daarom onmisbaar.
3 fasen waarbij een ERP-projectmanager steun biedt
- De selectie van een passend pakket.
- De keuze voor de juiste implementatiepartner.
- Het succesvol implementeren van het ERP-systeem.
De voordelen van een externe ERP-projectmanager
- Een externe, onafhankelijke ERP-projectmanager heeft slechts één belang: uw succesvolle ERP-pakketkeuze en implementatie.
- Een externe projectmanager kan niet terug de operatie ingetrokken worden.
- Heeft geen eigen (politieke) belangen in uw bedrijf.
- Is niet gelieerd aan een leverancier en heeft dus geen eigenbelang in de pakketkeuze.
- Kan de tijdsbesteding en kosten van de implementatiepartner objectief bewaken.
- Heeft kennis van en ervaring met ERP selectie- en implementatietrajecten.
- Begrijpt uw operationele processen.
- Heeft aandacht voor change management en neemt mensen op alle niveaus mee in het proces.
- Maakt aan het begin van het project afspraken en houdt zich daaraan.
De 6 stappen van een geslaagde ERP-implementatie
1. Samenstellen team en opstellen projectplan
Een ERP-project begint met een team dat bepaalt aan welke eisen het ERP-pakket moet voldoen en dat de pakketselectie voorbereidt. Dit projectteam bevat minimaal de projectsponsor en een aantal key users, en rapporteert aan een stuurgroep. Het is heel belangrijk dat het projectteam bestaat uit mensen die voldoende ervaring hebben om de processen te begrijpen, maar ook open staan voor het aanpassen van deze processen als dat effectiever of efficiënter is. Daarnaast zal in deze beginfase de scope van het project aan bod komen: welke processen vormen onderdeel van het project?
Het verdient aanbeveling om in deze fase al een externe projectmanager in te schakelen, die kan bewaken dat het team een evenwichtige samenstelling heeft en dat deze personen voldoende worden vrijgemaakt voor het project. Hij of zij bespreekt ook de scope en maakt een helder en realistisch projectplan met een taakverdeling, planning, budget en een overzicht van de risico’s.
2. Wensen, eisen, pakketselectie
Een ERP-projectmanager heeft inhoudelijke expertise en ervaring met ERP-systemen en helpt het bedrijf bij het kiezen van het juiste pakket. Hij of zij zal vooral veel vragen stellen.
Waarom wil het bedrijf nu investeren in een ERP-systeem? Wat verwacht het van dat systeem? Wat zijn de must-haves en wat zijn de nice-to-haves? Vaak is wel bekend wat er nu nodig is, maar het is ook belangrijk om met een strategische blik naar het pakket te kijken; past het ook bij de langetermijnambities van het bedrijf? Zo’n pakket is immers een langetermijninvestering.
De projectmanager zal zo het bedrijf helpen, vanuit een onafhankelijke positie, om de juiste pakketkeuze te maken.
3. Kiezen implementatiepartner
Alleen al voor een pakket als SAP zijn in Nederland minstens vijftig implementatiepartners te vinden. Welke is de juiste?
De projectmanager zal erop letten dat de implementatiepartner voldoende ervaring heeft, ook in de betreffende branche, dat deze goed past bij het bedrijf, dat er continuïteit beloofd kan worden ten aanzien van de betrokken consultant en dat deze de bereidheid en de inhoudelijke kennis heeft om kritische vragen te stellen aan de klant. Aan een ja-knikker heeft niemand iets.
4. Maken of beoordelen blauwdruk
Vervolgens kan het projectteam de blauwdruk voor de inrichting van het ERP-systeem gaan maken. Samen met de implementatiepartner gaat het projectteam de diepte in.
De projectmanager fungeert hierbij als belangrijk klankbord. Hij of zij heeft niet alleen verstand van ERP-pakketten maar ook van operationele processen. Het zou zonde zijn om klakkeloos de bestaande processen na te bouwen; het is niet voor niets zo dat er een nieuw pakket nodig was. Bestaande knelpunten kunnen in het nieuwe pakket mogelijk opgelost worden.
De projectmanager bevordert de communicatie tussen de projectleden onderling, met de stuurgroep en met de implementatiepartner en brengt zijn inhoudelijke kennis in, om te zorgen dat de mogelijkheden van het systeem optimaal worden benut.
5. Implementatie
De ERP projectmanager zorg ervoor dat de implementatie gefaseerd en gestructureerd verloopt en bewaakt objectief de voortgang van het project. Hij of zij stelt criteria vast waaraan voldaan moet worden om de volgende fase in te gaan.
Gaandeweg het project kan de verleiding ontstaan om af te wijken van het plan of om beschikbare functionaliteit toe te voegen, niet omdat het echt nodig is maar omdat het nu eenmaal kan. Of verschillende key users kunnen op hun ‘eigen’ module wijzigingen ten opzichte het plan willen maken. Omdat in het ERP-systeem alles met elkaar samenhangt, is dit een risico. De projectmanager zorgt ervoor dat uitzonderingen of toevoegingen alleen worden gedaan als hier goed overleg over is geweest en als deze de projectplanning niet onnodig in gevaar brengen. In veel gevallen is het gunstiger om eerst het project af te ronden en later toevoegingen te doen, bijvoorbeeld.
Testen is een heel belangrijk onderdeel van de implementatiefase. De projectmanager zal bewaken dat er voldoende getest is en dat de eindgebruikers goed getraind zijn door de key users voordat de stap naar go-live gemaakt wordt. Anders kan het systeem een flinke valse start maken.
6. Go-live
En dan is het zover: het systeem gaat live.
Na een gedegen risicobeoordeling wordt de go/no go-beslissing genomen.
De projectmanager zeker stellen dat er voldoende ondersteuning is vanuit de implementatiepartner, zowel tijdens als direct na het live-moment. Elke livegang kan onverwachte situaties opleveren, zowel in de processen, in de techniek als bij de mensen die met het systeem gaan werken. Het is belangrijk die eerste dagen heel goed te monitoren of alles goed gaat, zodat de organisatie vanaf dag één soepel kan werken met het nieuwe systeem. Na afloop van de go-live zal er nog een evaluatiemoment worden ingepland.
Het ERP-systeem heeft een cruciale rol in de organisatie en heeft impact op alle processen: financieel, operationeel en commercieel. Zo’n implementatie kan maar een keer goed gaan; dat is precies waar de projectmanager voor zorgt.
De ERP-projectmanagers van BLMC
Wilt u het meeste profijt hebben van een ERP-projectmanager, dan zet u deze zo vroeg mogelijk in, bij het bepalen van de eisen waar het pakket aan moet voldoen. Heeft u al gekozen voor een pakket, dan kunt u de projectmanager uiteraard ook in een latere fase van het project inzetten.
Naast inhoudelijke kennis en ervaring, worden onze ERP-projectmanagers regelmatig getraind in change management. Ze hebben bovendien toegang tot expertise van collega-interim managers op alle gespecialiseerde vakgebieden. Daarbij worden ze tijdens hun opdracht wekelijks door ons begeleid.
Op zoek naar een ERP-projectmanager?
We helpen u graag met een projectmanager die het project aanstuurt, adviseert bij de pakket- en implementatiepartner selectie en zorgt voor een succesvolle implementatie. Wilt u zelf een ERP-systeem aanschaffen en vraagt u zich af of een ERP-projectmanager iets voor u zou kunnen betekenen?
Neem vandaag nog contact op met Sjaak Lekkerkerker via 06-12163286 of via het contactformulier aan de rechterkant van de pagina.