Waarom werkt S&OP niet? De 6 oorzaken waardoor veel organisaties vastlopen
Veel organisaties investeren veel tijd en energie in Sales & Operations Planning. Er worden processen ingericht, dashboards ontwikkeld en nieuwe systemen geïmplementeerd. Toch blijft één vraag vaak terugkomen: waarom werkt S&OP niet?
De doelstellingen van S&OP zijn helder. Een betere afstemming tussen vraag en aanbod, lagere voorraden, hogere leverbetrouwbaarheid en betere besluitvorming. Toch ervaren veel bedrijven dat S&OP vooral veel overleg oplevert en weinig resultaat.
Waarom werkt S&OP niet in zoveel organisaties? En belangrijker: wat kun je doen om het wel succesvol te maken?
Webinar: waarom werkt S&OP niet?
Tijdens een webinar gingen Jeroen Both en Edith van Erp, voormalig Europees supply chain directeur bij Mars, in op een vraag die veel organisaties bezighoudt: waarom werkt S&OP niet in de praktijk? Hun conclusie is opvallend. S&OP werkt meestal niet door mensen, gedrag en besluitvorming. Veel minder door systemen of technologie.
1. Onduidelijke verantwoordelijkheden
Een van de belangrijkste redenen waarom S&OP niet werkt, is onduidelijkheid over verantwoordelijkheden. Veel organisaties zien planning als een taak van planners. Maar een forecast is slechts zo goed als de informatie die erin terechtkomt. Sales levert marktinformatie aan. Operations kent de capaciteitsbeperkingen. Finance bewaakt de doelstellingen. Supply chain verbindt alle informatie. Wanneer deze verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn, ontstaat er discussie over cijfers in plaats van besluitvorming.
2. Forecast en budget worden hetzelfde gemaakt
Een tweede reden waarom S&OP niet werkt, is dat organisaties hun forecast gelijk willen maken aan het budget. Dat lijkt logisch, maar is juist gevaarlijk. Een forecast moet de werkelijkheid weergeven. Het budget laat zien waar de organisatie naartoe wil.
Wanneer beide cijfers kunstmatig gelijk worden gemaakt, verdwijnt het inzicht waar juist actie nodig is. De afwijking tussen forecast en budget is vaak de start van de belangrijkste discussies.
3. Leiderschap ontbreekt
Waarom werkt S&OP niet, ondanks goede processen? Vaak omdat leiderschap ontbreekt. Wanneer directieleden buiten het proces om beslissingen nemen of afspraken omzeilen, verliezen medewerkers vertrouwen in S&OP. Het bekende ‘geitenpaadje’ ondermijnt het hele proces. Leiderschap betekent niet alleen steun geven aan S&OP. Het betekent ook zelf onderdeel zijn van het proces en gemaakte afspraken respecteren.
4. Afdelingen begrijpen elkaar niet
Demand planners kijken naar de markt. Supply planners kijken naar capaciteit. Sales kijkt naar omzet. Finance kijkt naar rendement. Operations kijkt naar efficiëntie. Deze verschillende belangen zijn niet het probleem. Het probleem ontstaat wanneer afdelingen elkaars wereld niet begrijpen.
Waarom werkt S&OP niet? Vaak omdat iedereen vanuit zijn eigen silo blijft denken. Juist daarom is samenwerking zo belangrijk. Laat planners klanten bezoeken. Laat commerciële medewerkers meelopen in de fabriek of het distributiecentrum. Begrip zorgt voor betere besluiten.
5. Er wordt te snel naar technologie gekeken
Veel organisaties die zich afvragen waarom S&OP niet werkt, zoeken de oplossing in software. Nieuwe dashboards. Nieuwe systemen. AI. Technologie kan ondersteunen, maar lost geen slechte samenwerking op. AI vervangt geen eigenaarschap. Een planningssysteem creëert geen leiderschap.
Daarom begint een goed S&OP-proces altijd bij mensen, gedrag en verantwoordelijkheden. Technologie volgt daarna.
6. Het wordt gezien als een planningsproces
Misschien is dit wel de belangrijkste reden waarom S&OP niet werkt. Veel organisaties zien S&OP als een planningsproces. Succesvolle organisaties zien S&OP als een besluitvormingsproces. De belangrijkste vragen zijn namelijk:
- Investeren we in groei of marge?
- Accepteren we meer voorraad of een lager serviceniveau?
- Kiezen we voor winstgevendheid of marktaandeel?
- Welke acties zijn nodig om onze doelstellingen te realiseren?
S&OP gaat uiteindelijk niet over spreadsheets. S&OP gaat over betere besluiten.
Hoe zorg je dat S&OP wel werkt?
Organisaties die succesvol zijn met S&OP doen een aantal dingen anders:
- Zij maken verantwoordelijkheden expliciet.
- Zij zorgen voor directiebetrokkenheid.
- Zij accepteren verschillen tussen forecast en budget.
- Zij investeren in samenwerking.
- Zij kijken eerst naar gedrag en daarna naar technologie.
Een perfect S&OP-proces bestaat niet. Succesvolle organisaties verbeteren iedere cyclus opnieuw.
Wilt je weten hoe jouw organisatie S&OP kan verbeteren? Dan is het vaak verstandig om eerst naar gedrag, eigenaarschap en besluitvorming te kijken voordat u investeert in nieuwe systemen of technologie. Hier vind je 10 tips om je S&Op te verbeteren!