Slaapspecialist Swiss Sense benut resources beter dankzij S&OP

  • Onderwerp: Sales & Operations Planning
  • Bedrijf: Swiss Sense
  • Branche: slaapbranche
  • Jaar: 2020
  • Betrokken consultants: Sjaak Lekkerkerker (projectleider), Bastiaan van der List (S&OP processen), Rob Heutink (organisatie)

Swiss Sense, slaapspecialist in bedden, matrassen, beddengoed en accessoires voor de slaapkamer, groeit hard. Een deel van de producten uit het assortiment wordt op maat geproduceerd en seizoensmomenten zoals de zomersale en Black Friday veroorzaken pieken in de vraag.  Het bedrijf wil de grip op de capaciteitsplanning met Sales & Operations Planning vergroten. De pragmatische aanpak van BLMC spreekt hen aan.

De vraag: flinke groei vergt betere planning van capaciteit

Swiss Sense is commercieel succesvol en ziet haar verkopen stijgen, met uitschieters op piekmomenten zoals de wintersale, het pinksterweekeinde en relatief nieuwe momenten zoals Black Friday. Om te zorgen dat de productie de vraag kan bijbenen en dat producten voldoende op voorraad zijn, wil het bedrijf nog meer grip krijgen op de vraag en op de capaciteitsplanning.

Het bedrijf ziet de oplossing in Sales & Operations planning, vertelt Supply Chain Project Manager Geert Witlox: ‘Swiss Sense heeft bijna de hele keten in eigen beheer: we hebben onder meer een eigen productiefaciliteit in Azië, eigen distributiecentra, eigen winkels in Nederland, België, Duitsland en Oostenrijk, een webshop en een eigen bezorgservice. We zijn een bedrijf met korte lijnen en de bereidheid tot samenwerking is groot. Met de komst van de afdeling category management maakten we al grote stappen. Toch misten we een structuur om verwachtingen over de verkopen te vertalen in een goede productie-, voorraad- en distributieplanning. Dat is precies waar S&OP ons bij kan helpen.’

In gesprekken met BLMC werken ze deze visie verder uit, waarbij verschillende stakeholders betrokken worden, waaronder marketing, category management, productie, logistiek, sales, finance en ook de directie. ‘S&OP is bij uitstek iets dat je samen doet en BLMC heeft vanaf het begin de verschillende functies betrokken om het draagvlak en begrip bij iedereen te vergroten,’ vertelt Witlox.

 

Wat kan een betere Sales & Operations Planning voor uw organisatie betekenen?

Krijg inzicht in de volwassenheid van uw S&OP-proces en ontdek waar de verbetermogelijkheden liggen.

Analyseer mijn S&OP-proces en ontdek het verbeterpotentieel (3 min) »

De analyse: plannen op langere termijn

Het bedrijf wil gaan werken met een langere planningshorizon, zodat de productie en voorraad beter over het jaar verdeeld kunnen worden. Witlox: We ontwikkelen zowel maatwerkproducten als voorraadartikelen. Deze laatste categorie kan bijvoorbeeld van tevoren worden geproduceerd. Hierdoor is er in piekseizoenen meer productiecapaciteit voor maatwerkbestellingen en zijn we tegelijkertijd in staat om de meer standaard- of basisproducten snel uit voorraad te leveren. Daarvoor is wel een zorgvuldige planning nodig, die gebaseerd is op een goede demand forecast.’

De implementatie: beheerst beginnen

Swiss Sense wil geen grote wijzigingen in de systemen, het zoekt een oplossing op maat. ‘Samen met BLMC hebben we een rekenmodel opgezet dat salesverwachtingen direct doorrekent naar productieaantallen, voorraadinformatie, bezetting van het magazijn en logistieke capaciteit. We zijn gestart met één productcategorie, om het model goed te kunnen testen. Daarna kunnen we dat uitbreiden naar andere categorieën.’

Het resultaat: betere beschikbaarheid

Het rekenmodel, dat gewoon in Excel is gemaakt, geeft veel inzicht, vertelt Witlox: ‘Dit model gebruiken we in een S&OP-cyclus waarbij we data van verschillende bronnen combineren. Daardoor krijgen we een goede vraagvoorspelling en kunnen we die gemakkelijk doorrekenen. We zien bijvoorbeeld welke productie- en DC-capaciteit we over hebben om te gebruiken voor voorraad die we later verkopen. Het geeft houvast voor de planning op de lange termijn en vergroot op de korte termijn de voorraadbeschikbaarheid.’

Verrassing: corona

Het project startte in augustus 2019. In januari, februari en maart 2020 vonden de eerste S&OP-cycli plaats. ‘Toen veranderde ineens alles door corona. Dat zorgde onder meer voor onzekerheid: wat gaat dit doen met de verkopen, wat betekent het voor de productie en voor de logistiek? In die periode hebben we vooral gebruik gemaakt van de mogelijkheid om in het model verschillende scenario’s door te rekenen. Daardoor hadden we ook in deze tijd voldoende input om snel bij te sturen.’

Vervolg: financiële vertaling

In juni 2020 lijken de ontwikkelingen rond het virus zich te stabiliseren. Tijd voor Swiss Sense om de S&OP-werkwijze verder uit te rollen. ‘De aanpak heeft zijn waarde bewezen,’ benadrukt Witlox, ‘maar door de omstandigheden als gevolg van het coronavirus was het ritme er wel uit. Dat gaan we nu weer oppakken. Vervolgens willen we de S&OP-cyclus uitbreiden naar de andere productcategorieën en financiële parameters meenemen, zodat je echt een totaalplaatje krijgt. Door alle andere disciplines nóg verder aan te sluiten kunnen we ook toewerken naar een rolling forecast.’

Vooruitzichten

Door de uitzonderlijke omstandigheden is het nog lastig om resultaten aan te tonen. Witlox ziet echter wel de potentie: ‘Door op zo’n gestructureerde manier de vraagvoorspelling in kaart te brengen en te vertalen in een capaciteitsplanning, kunnen we de voorraadbeschikbaarheid verhogen en wellicht op termijn zelfs levertijden verkorten. We verwachten dat de betere spreiding van de capaciteit ook kan zorgen voor een reductie in kosten. Wat de effecten precies zijn, kunnen we pas zeggen als we dit langere tijd gedaan hebben. Voor ons is het nu vooral prettig dat we inzicht hebben en met vertrouwen beslissingen voor de langere termijn kunnen nemen.’

Uitdagingen of ambities op het gebied van S&OP?

Wilt u Sales & Operations Planning opzetten binnen uw organisatie? Of wilt u S&OP binnen uw organisatie optimaliseren en zo uw supply chain naar een hoger niveau tillen? We praten graag met u verder om eens van gedachte te wisselen over de mogelijkheden.

Neem vrijblijvend contact op met ons op via 085 0 47 94 28 of via het contactformulier aan de rechterkant van de pagina.