Logistiek succesvol uitbesteden

Uitbesteding van logistiek kan resulteren in betere service aan klanten en in lagere kosten. Maar of de uitbesteding succesvol is, blijkt pas in de praktijk na ondertekening van het contract met de logistiek dienstverlener. Een zorgvuldig uitbestedingstraject, begeleid door een onafhankelijke projectmanager, biedt de beste garantie op een vlekkeloze logistieke operatie.

4 fasen waarin BLMC ondersteuning biedt

  1. Het opstellen van de eisen en wensen.
  2. De selectie van de juiste logistiek dienstverlener.
  3. Het succesvol implementeren van de uitbestede operatie.
  4. Het oplossen van problemen bij uitvoeren van de operatie.

De voordelen van onafhankelijke hulp

  • We hebben slechts één belang: een succesvolle uitbesteding van jouw logistieke activiteiten.
  • We kunnen niet terug de operatie ingetrokken worden.
  • We hebben geen eigen (politieke) belangen in jouw bedrijf.
  • We zijn niet gelieerd aan een logistiek dienstverlener en hebben dus geen eigenbelang in het selectietraject.
  • We hebben kennis van en ervaring met het uitbesteden van logistiek.
  • We begrijpen jouw operationele processen.
  • We hebben aandacht voor verandermanagement en nemen mensen op alle niveaus mee in het proces.
  • We maken aan het begin van het project afspraken en houden ons daaraan.

Wanneer is uitbesteding van logistiek geslaagd?

Het is vaak een feestelijk fotomoment: de verlader en logistiek dienstverlener die naast elkaar zitten en samen het uitbestedingscontract ondertekenen. Maar of de juiste dienstverlener is gekozen en de juiste afspraken zijn gemaakt, blijkt pas daarna. Als de dienstverlener daadwerkelijk aan de slag gaat en de relatie op de proef wordt gesteld.

De toegevoegde waarde van een externe projectmanager

Vaak schakelen verladers of logistiek dienstverleners pas externe hulp in als het misgaat en de relatie verstoord is. Als er hoogoplopende discussies zijn ontstaan over de geleverde prestaties en de gefactureerde kosten. Als verlader en dienstverlener naar elkaar wijzen en naar de contractvoorwaarden. Als beide partijen niet meer naast elkaar zitten, maar lijnrecht tegenover elkaar staan.

Veel problemen ontstaan door een gebrekkig uitgevoerd uitbestedingstraject. Bijvoorbeeld omdat de verlader te veel op de prijs en te weinig op de kwaliteit heeft gelet. Of omdat de verlader de eigen bedrijfsstrategie uit het oog heeft verloren. Of omdat de organisatie niet is meegenomen tijdens de implementatie. Veel problemen zijn te voorkomen door externe deskundigheid in te schakelen bij de start van het traject.

In 7 stappen logistiek succesvol uitbesteden

1. Begin bij de bedrijfsstrategie

Logistiek is een onmisbaar onderdeel van de bedrijfsvoering. Zonder logistiek ontvangen klanten immers niet de bestelde producten en diensten. Sterker nog: steeds vaker is logistiek een essentieel onderdeel van de waardepropositie van het bedrijf.

Uitbesteden van logistiek doe je dus niet zomaar. Dat moet passen binnen de bedrijfsstrategie en de daaruit afgeleide supply chain strategie. Concurreert het bedrijf op prijs? Dan kan het verstandig zijn om inderdaad voor de goedkoopste logistiek dienstverlener te gaan. Maar concurreert het bedrijf op service? Dan staat de kwaliteit en/of snelheid van de logistieke operatie voorop. Goedkoop kan dan duurkoop worden.

Een externe projectleider kan helpen om nog eens goed naar de bedrijfsstrategie en de supply chain strategie te kijken. En om antwoord te geven op de vraag waarom uitbesteding van de logistiek een goed idee is. Of een slecht idee. Soms blijkt het juist beter te zijn om de logistiek in eigen hand te houden.

2. Breng de wensen en eisen in kaart

Wat moet de logistiek dienstverlener concreet gaan doen? Dat is de cruciale vraag in elk uitbestedingstraject. Het antwoord op die vraag start met een inventarisatie van de huidige logistieke processen. Hoe zien die tot in detail eruit? Welke processen wil je wel en niet uitbesteden? Wat zijn standaard processen en wat zijn uitzonderingen? Wat is wel en wat is niet bij de prijs inbegrepen?

Een valkuil is dat verladers niet uitgaan van de bestaande operatie, maar van de gewenste operatie. De logistiek dienstverlener mag de eigen tekortkomingen oplossen, maar is dat realistisch en haalbaar? En wat betekent dat voor de kosten en investeringen? Misschien is het beter om te starten met de huidige operatie en met de dienstverlener afspraken te maken over optimalisatie en innovatie.

3. Bepaal de selectiecriteria

Wat zijn de criteria op basis waarvan je de juiste logistiek dienstverlener gaat kiezen? Het antwoord op deze vraag volgt uit de eerste stappen. Uiteraard moet de dienstverlener aan de eisen en zo mogelijk ook aan de wensen voldoen. Maar hoe meet je welke dienstverlener het beste voldoet? Is dat de goedkoopste, de snelste of de betrouwbaarste?

Dat blijkt uit de bedrijfsstrategie en de daaruit afgeleide supply chain strategie. Een externe projectleider kan helpen bij het vaststellen van de selectiecriteria en de daaraan gekoppelde weegfactoren. Daarbij gaat het niet alleen om prijs, kwaliteit en betrouwbaarheid, maar ook om continuïteit, innovatiekracht en kennis van de sector.

4. Kies de juiste logistiek dienstverlener

Alle logistiek dienstverleners die offerte uitbrengen, proberen een zo goed mogelijk beeld van henzelf neer te zetten. Niets menselijks is hen vreemd.  Maar dat kan de keuze voor de beste logistiek dienstverlener lastig maken. Hoe prik je door alle mooie verhalen heen?

Op dit punt kan een externe deskundige met kennis van de logistieke markt uitkomst bieden. Hij kent de belangrijkste spelers, weet wat sterke en zwakke punten zijn en is in staat om de juiste vragen te stellen. Belangrijk is de klik tussen beide partijen. Niet zozeer tussen de inkoper van de verlader en de verkoper van de logistiek dienstverlener, maar tussen de mensen die straks samen de operatie in goede banen moeten leiden. Die moeten op elkaar kunnen vertrouwen.

5. Maak tijd voor een zorgvuldige implementatie

Neem de tijd voor de implementatie, en wel op drie gebieden: processen, systemen en organisatie. Over processen moeten duidelijke afspraken worden gemaakt. Waar eindigt de verantwoordelijkheid van de verlader en begint die van de logistiek dienstverlener. Ook bij de verlader zal zijn processen moeten aanpassen en zo mogelijk standaardiseren, zodat de logistiek dienstverlener daar gemakkelijker op kan aansluiten. Dat IT-systemen op elkaar moeten aansluiten, mag duidelijk zijn.

Wat vaak wordt onderschat, zijn de aanpassingen aan de organisatie. De logistiek dienstverlener moet vaak een compleet nieuw team opzetten. Maar ook de verlader heeft iemand nodig die de operatie blijft managen en het contact met de logistiek dienstverlener onderhoudt. Een externe projectleider kan helpen om de organisatie op de rit te krijgen, zowel aan de zijde van de verlader als van de logistiek dienstverlener.

6. Monitor de operatie

Als de logistiek dienstverlener eenmaal aan de slag is, is het zaak om de prestaties en kosten continu te monitoren en te checken of de doelstellingen worden gehaald. Daarvoor is het zaak om op basis van de supply chain strategie heldere KPI’s te definiëren en een goed dashboard te ontwerpen. Een extern projectmanager weet waarop je moet letten en kan dit proces ondersteunen.

Daarnaast is het zaak om periodiek met de logistiek dienstverlener in te plannen. Zijn de kosten in lijn met de verwachtingen? Welke extra activiteiten zijn gefactureerd? Wat zijn mogelijke verbeterpunten? En hoe kunnen we die aanpakken? Hoe zorgen we ervoor dat zowel de verlader als de dienstverlener baat heeft bij de gerealiseerde verbeteringen?

7. Ruim eventuele problemen uit de weg

Helaas is nooit helemaal te voorkomen dat de samenwerking tussen verlader en logistiek dienstverlener hapert. Soms ontstaan discussies over de geleverde prestaties en in rekening gebrachte kosten. In het ergste geval zijn het alleen nog de juristen die met elkaar communiceren.

Schakel in dat geval zo snel mogelijk externe hulp. Een onafhankelijke projectmanager kijkt met een onbevooroordeelde blik en is in staat om de pijnpunten bloot te leggen. Hij weet wat nodig is om de samenwerking te herstellen en herhaling te voorkomen. En hij weet ook wanneer de samenwerking niet hersteld kan worden, bijvoorbeeld als doelstellingen van verlader en logistiek dienstverlener uiteenlopen. Dan is een nieuw uitbestedingstraject misschien de beste oplossing.

Op zoek naar hulp bij uitbesteden van logistiek?

Wij helpen je graag met het begeleiden van het uitbestedingstraject, de selectie van de juiste dienstverlener en zorgen helpen bij een succesvolle implementatie.

Neem vandaag nog contact op met Sjaak Lekkerkerker via 06-12163286 of via het contactformulier aan de rechterkant van de pagina.