Hoe tijdelijk leiderschap de logistieke planning weer op koers bracht

Bij een middelgroot energiebedrijf ontstond een acute situatie: de logistiek manager vertrok na twaalf jaar dienstverband, met slechts twee weken om haar kennis over te dragen. Voor een organisatie met een eigen wagenpark, tien voertuigen en een planningsteam van twee à drie man, was dat een fors gat om te vullen, zeker met het belangrijkste seizoen in aantocht: de winter.

Een organisatie in transitie

Het bedrijf was op dat moment zelf ook volop in beweging. Een paar jaar eerder overgenomen door een Duitse partij en vervolgens ondergebracht bij een nieuwe moederorganisatie, stond er intern al de nodige verandering op stapel. De twee logistieke afdelingen moesten samengevoegd worden tot één team. Daarnaast had het bedrijf het jaar ervoor al een pittige winter en ziekte binnen de planning meegemaakt, waardoor de basis onder druk stond.

In die context werd iemand gevraagd om tijdelijk de rol van logistiek manager over te nemen: de aansturing van de chauffeurs en de planning in goede banen leiden, en tegelijk werken aan een gezondere, beter beheersbare structuur voor de langere termijn.

Inzicht als eerste stap

De planning liep destijds via een ERP-systeem dat niet voldeed aan de processen waardoor het weinig overzicht bood in waar de prioriteiten precies lagen. Met zo’n vijfduizend tanks in beheer en de noodzaak om dagelijks te kunnen inschatten welke tanks aandacht nodig hadden, was dat een reëel risico.

Om dat overzicht te verbeteren is door de ingezette professional van BLMC een eigen planningstool ontwikkeld in Excel. Door de meterstanden van tanks over meerdere dagen met elkaar te vergelijken, kon vrij nauwkeurig worden ingeschat welke tanks op korte termijn kritiek zouden worden. Daarmee verschoof de aanpak van reageren naar voorspellen: in plaats van achter de feiten aan te lopen, kon de planning vooruitkijken. Dat leverde niet alleen tijdwinst op, maar ook een merkbare verbetering in de leveringsbetrouwbaarheid, ondanks een winter die strenger was dan het jaar ervoor.

Toen een van de twee planners tijdens het drukste seizoen uitviel, bleek de tool zijn waarde meteen te bewijzen: de overgebleven planner kon de werkzaamheden, mede dankzij het verbeterde inzicht, goed alleen aan.

Een advies met impact

Gaandeweg de opdracht ontstond het inzicht dat het efficiënter zou zijn om het planningsproces niet langer zelf te organiseren, maar uit te besteden aan een partij die gespecialiseerd is in planning voor energiebedrijven. Dat advies is overgenomen: sinds juni werd de planning extern belegd, inclusief de zelfontwikkelde tool, die door de nieuwe partij is overgenomen.

Resultaat

De opdracht leverde uiteindelijk een duidelijk resultaat op. De ontwikkelde planningstool zorgde voor structureel beter inzicht en minder verstoringen in de levering. De keuze om de planning uit te besteden bleek een goede greep en is inmiddels volledig doorgevoerd. Er is bewust geen nieuwe logistiek manager aangesteld, omdat die behoefte simpelweg niet meer bestond, een teken dat de afdeling stabieler en beter beheersbaar was geworden dan bij aanvang.

De kern van de opdracht, het stabiliseren van de logistiek en het toekomstbestendig maken van de planning, is geslaagd.