Fleet management bij Action: afstemmen op sterke groei
Action heeft een fijnmazig distributieapparaat en vervoert zijn producten met maar liefst 1.300 eigen trailers. De winkelketen groeit hard en daarom moet Action deze trailervloot optimaal inzetten en onderhouden. De snelle groei maakt het lastig om dat samen met de trailerleverancier te organiseren. BLMC zorgt voor een expert die de situatie analyseert, oplossingen uitwerkt én implementeert.
Iedereen kent Action, de winkel die sinds de jaren 90 ons land verovert met een divers aanbod van voordelige producten. Inmiddels groeit het bedrijf met tientallen procenten per jaar. Naast een commercieel succes, is dat ook te danken aan de strakke supply chain. Het bedrijf koopt wereldwijd in, vooral in Azië. Via een multilayer network belevert Action zijn winkels in binnen- en buitenland met ruim 1.300 eigen dubbeldecktrailers; en dat aantal groeit. Inmiddels zijn er in Europa ruim 2.500 Action-winkels. In sommige weken worden er wel 18 of 19 winkels geopend.
De supply chain heeft de afgelopen jaren verschillende keren een transformatie ondergaan. Dat past allemaal bij de strategische aanpak van het bedrijf. Er wordt gewerkt met duidelijke protocollen en er ligt een continue focus op het mogelijk maken van verdere groei. Dat is ook de reden dat er begin 2023 een project is gestart voor een strakker beheer van de trailervloot.
Een SLA voor onderhoud
Action-trailers zijn bijzonder. Wie oplet, ziet dat de laadruimte hoger is dan bij normale vrachtwagens, met name doordat ze verder doorlopen naar onderen, ook tussen de wielen. Daardoor kan er meer in en beperkt het bedrijf zowel kosten als CO2-uitstoot. Het Nederlandse bedrijf Burgers heeft deze trailers in samenwerking met Action ontwikkeld.
Om het structurele onderhoud van de trailers optimaal te organiseren, sluit Action een SLA (Service Level Agreement) af met Burgers. Die moet geïmplementeerd worden. Dat blijkt een flinke klus, vertelt de Outbound Network Manager van Action, Cornelis Klok: ‘Omdat we zo snel groeien, lag de focus vooral op het bouwen van de trailers, maar hadden we niet veel vastgelegd over het onderhoud. Daarom hebben we samen met Burgers een SLA opgesteld waarin staat wat we van elkaar verwachten en hoe we met elkaar samenwerken. Dan begin je eigenlijk pas, want toen moesten we ook op die gestandaardiseerde manier gaan werken. Dus er lag een flinke klus te wachten: werkprocessen inventariseren, rollen en verantwoordelijkheden bepalen en ervoor zorgen dat het ook zo zou plaatsvinden. Dat kon ik er niet even ‘naast’ doen.’
Action neemt contact op met BLMC.
De juiste man voor de klus
Sjaak Lekkerkerker, Directeur Interim Management van BLMC, gaat op zoek naar de juiste persoon en stelt twee mensen voor. Een van hen is Hans die meer dan dertig jaar directie-ervaring heeft en sinds 20 jaar werkt hij vooral vanuit een interimrol. Hij past uitstekend bij dit bedrijf en bij de opdracht. Cornelis Klok: ‘Senioriteit is in dit geval van zeer groot belang, zowel richting de leverancier als binnen de organisatie. Met zijn ervaring kon Hans tegenwicht bieden en werd hij gemakkelijk geaccepteerd. Hij is een man van pragmatische oplossingen en hard werken, dat past bij Action. Toen hij bezig was bleek ook dat hij heel goed is in het stakeholdermanagement en het concreet maken van afspraken, wat in dit geval zeer belangrijk was. BLMC heeft goed aangevoeld wat voor iemand we nodig hadden.’
De vraag ontrafelen
Wanneer Hans in het voorjaar van 2023 begint, start hij met een grondige analyse. De SLA is er al, maar de theorie van deze afspraken moet nu in praktijk georganiseerd worden. Dat heeft ook een sterk verband met de andere processen van het fleet management. Kort gezegd moet steeds duidelijk zijn waar elke trailer is, hoe de conditie is, wat de gerelateerde kosten zijn, hoe lang hij nog ingezet kan worden, wanneer hij moet worden onderhouden en wanneer het tijd is om de trailer uit te faseren.
Hans beseft: dan moet je eerst het werkproces in kaart brengen, en alle deelprocessen. Dat doe je niet alleen. Dus hij start met het maken van een gedegen stakeholdersoverzicht. Iedereen die betrokken is bij de trailers, wordt betrokken bij het project. Dus naast de trailerbouwer ook de Action-afdelingen Finance, Insurance en DC-managers. ‘We hebben hem goed geïntroduceerd,’ vertelt Cornelis Klok, ‘en aangegeven dat het een belangrijk project is. Hans verwierf al snel het vertrouwen van de collega’s en van Burgers, omdat hij kennis van zaken heeft. De mensen waar hij niet direct mee samenwerkte, informeerde hij ook goed, bijvoorbeeld met maandelijkse updates over het project.’
Ook het overleg met de opdrachtgever verloopt soepel, vertelt Cornelis: ‘Elke week spraken we elkaar, in een grondig overleg. Dat ging over de voortgang en over eventuele lastige situaties die hij tegenkwam. Hij gaf nooit op, dat waardeer ik erg in Hans. Als iets niet linksom lukte, dan pakte hij het rechtsom aan. Totdat het wel lukte.’
Concrete resultaten
Bij elke stap in elk werkproces is de vraag: is dit op orde, hoe werkt het, wie doet het en wie is eindverantwoordelijk. Met zo’n vijftien mensen werkt Hans nauw samen om deze procesbeschrijvingen op papier te zetten en te zorgen dat ze ook nageleefd worden. Daaruit volgden verschillende acties:
- Werkprocessen (26!) uitschrijven en opnemen in de trainingstool van Action.
- Nieuwe functieprofielen opstellen voor een aantal managementposities.
- SLA voor onderhoud en schadeherstel samen met Burgers doorlopen en Europa-breed implementeren.
- Een basiscontract opstellen voor vervoerders, ook toekomstige (om snel te kunnen opschalen).
- De structuur bepalen van alle administratieve factoren van de trailers, om op te nemen in een digitaal systeem – zo wordt de Total Cost of Ownership van de trailervloot inzichtelijk en kan er op elementen gestuurd worden.
Inzicht in de vloot, grip op processen
Cornelis Klok: ‘Toen Hans in december 2023 de opdracht afrondde, was er ontzettend veel gebeurd. Bovendien heeft hij alles goed vastgelegd, ook afspraken die eerder in het project gemaakt zijn en de overwegingen daarbij. Dat is voor mij als opdrachtgever fijn, want ik kan altijd nalezen hoe we tot bepaalde processen en beslissingen gekomen zijn. Er ligt nu een duidelijke set werkprocessen. Omdat mensen daarbij betrokken zijn, staan ze er ook achter. We implementeren die nu stap voor stap. Inmiddels is er een nieuwe Fleet Manager aangetrokken; die heeft veel baat bij de heldere functie-omschrijving en de duidelijke procesbeschrijvingen. We hebben weer grip op de vloot en ook het nodige inzicht. Als bedrijf blijven we groeien, en we weten nu zeker dat de trailervloot die groei optimaal kan ondersteunen.’
Ook een expert inzetten in jouw situatie?
Herken je de uitdagingen uit het verhaal, of ben je benieuwd wat onze experts voor jou kunnen betekenen?