Projectmanagement bij ERP implementatie

Een ERP-systeem raakt aan alle vitale processen van het bedrijf en er hangt daarom veel af van een succesvolle implementatie. Iedereen die het wel eens heeft meegemaakt, weet hoe complex en intens een ERP implementatie kan zijn. Een goede, onafhankelijke projectmanager is daarom onmisbaar. We helpen u graag met een projectmanager die het project aanstuurt, adviseert bij de pakketselectie en zorgt voor een succesvolle implementatie.

Waarom een externe ERP-projectmanager

Het grootste voordeel van een externe, onafhankelijke ERP-projectmanager is dat hij of zij slechts één belang heeft: uw succesvolle ERP-pakketkeuze en implementatie. Deze persoon kan niet terug de operatie ingetrokken worden en heeft geen eigen (politieke) belangen in uw bedrijf. Ook is deze persoon niet gelieerd aan een leverancier, heeft dus geen eigenbelang in de pakketkeuze en kan de tijdsbesteding en kosten van de implementatiepartner objectief bewaken. De externe projectmanager maakt aan het begin van het project afspraken en houdt zich daaraan.

We hebben een aantal gespecialiseerde ERP-projectmanagers in de BLMC Interim Community. Zij hebben kennis van ERP-systemen, begrijpen uw operationele processen en hebben ervaring met ERP selectie- en implementatietrajecten. Daarnaast hebben ze aandacht voor change management en nemen ze mensen op alle niveaus mee in het proces.

De 6 stappen van een geslaagde ERP-implementatie

1. Samenstellen team en opstellen projectplan

Een ERP-project begint met een team dat bepaalt aan welke eisen het ERP-pakket moet voldoen en dat de pakketselectie voorbereidt. Dit projectteam bevat minimaal de projectsponsor en een aantal key users, en rapporteert aan een stuurgroep. Het is heel belangrijk dat het projectteam bestaat uit mensen die voldoende ervaring hebben om de processen te begrijpen, maar ook open staan voor het aanpassen van deze processen als dat effectiever of efficiënter is. Daarnaast zal in deze beginfase de scope van het project aan bod komen: welke processen vormen onderdeel van het project?

Het verdient aanbeveling om in deze fase al een externe projectmanager in te schakelen, die kan bewaken dat het team een evenwichtige samenstelling heeft en dat deze personen voldoende worden vrijgemaakt voor het project. Hij of zij bespreekt ook de scope en maakt een helder en realistisch projectplan met een taakverdeling, planning, budget en een overzicht van de risico’s.

2. Wensen, eisen, pakketselectie

Een ERP-projectmanager heeft inhoudelijke expertise en ervaring met ERP-systemen en helpt het bedrijf bij het kiezen van het juiste pakket. Hij of zij zal vooral veel vragen stellen.

Waarom wil het bedrijf nu investeren in een ERP-systeem? Wat verwacht het van dat systeem? Wat zijn de must-haves en wat zijn de nice-to-haves? Vaak is wel bekend wat er nu nodig is, maar het is ook belangrijk om met een strategische blik naar het pakket te kijken; past het ook bij de langetermijnambities van het bedrijf? Zo’n pakket is immers een langetermijninvestering.

De projectmanager zal zo het bedrijf helpen, vanuit een onafhankelijke positie, om de juiste pakketkeuze te maken.

3. Kiezen implementatiepartner

Alleen al voor een pakket als SAP zijn in Nederland minstens vijftig implementatiepartners te vinden. Welke is de juiste?

De projectmanager zal erop letten dat de implementatiepartner voldoende ervaring heeft, ook in de betreffende branche, dat deze goed past bij het bedrijf, dat er continuïteit beloofd kan worden ten aanzien van de betrokken consultant en dat deze de bereidheid en de inhoudelijke kennis heeft om kritische vragen te stellen aan de klant. Aan een ja-knikker heeft niemand iets.

4. Maken of beoordelen blauwdruk

Vervolgens kan het projectteam de blauwdruk voor de inrichting van het ERP-systeem gaan maken. Samen met de implementatiepartner gaat het projectteam de diepte in.

De projectmanager fungeert hierbij als belangrijk klankbord. Hij of zij heeft niet alleen verstand van ERP-pakketten maar ook van operationele processen. Het zou zonde zijn om klakkeloos de bestaande processen na te bouwen; het is niet voor niets zo dat er een nieuw pakket nodig was. Bestaande knelpunten kunnen in het nieuwe pakket mogelijk opgelost worden.

De projectmanager bevordert de communicatie tussen de projectleden onderling, met de stuurgroep en met de implementatiepartner en brengt zijn inhoudelijke kennis in, om te zorgen dat de mogelijkheden van het systeem optimaal worden benut.

5. Implementatie

De ERP projectmanager zorg ervoor dat de implementatie gefaseerd en gestructureerd verloopt en bewaakt objectief de voortgang van het project. Hij of zij stelt criteria vast waaraan voldaan moet worden om de volgende fase in te gaan.

Gaandeweg het project kan de verleiding ontstaan om af te wijken van het plan of om beschikbare functionaliteit toe te voegen, niet omdat het echt nodig is maar omdat het nu eenmaal kan. Of verschillende key users kunnen op hun ‘eigen’ module wijzigingen ten opzichte het plan willen maken. Omdat in het ERP-systeem alles met elkaar samenhangt, is dit een risico. De projectmanager zorgt ervoor dat uitzonderingen of toevoegingen alleen worden gedaan als hier goed overleg over is geweest en als deze de projectplanning niet onnodig in gevaar brengen. In veel gevallen is het gunstiger om eerst het project af te ronden en later toevoegingen te doen, bijvoorbeeld.

Testen is een heel belangrijk onderdeel van de implementatiefase. De projectmanager zal bewaken dat er voldoende getest is en dat de eindgebruikers goed getraind zijn door de key users voordat de stap naar go-live gemaakt wordt. Anders kan het systeem een flinke valse start maken.

6. Go-live

En dan is het zover: het systeem gaat live.

Na een gedegen risicobeoordeling wordt de go/no go-beslissing genomen.

De projectmanager zeker stellen dat er voldoende ondersteuning is vanuit de implementatiepartner, zowel tijdens als direct na het live-moment. Elke livegang kan onverwachte situaties opleveren, zowel in de processen, in de techniek als bij de mensen die met het systeem gaan werken. Het is belangrijk die eerste dagen heel goed te monitoren of alles goed gaat, zodat de organisatie vanaf dag één soepel kan werken met het nieuwe systeem. Na afloop van de go-live zal er nog een evaluatiemoment worden ingepland.

Het ERP-systeem heeft een cruciale rol in de organisatie en heeft impact op alle processen: financieel, operationeel en commercieel. Zo’n implementatie kan maar een keer goed gaan; dat is precies waar de projectmanager voor zorgt.

De ERP-projectmanagers van BLMC

Wilt u het meeste profijt hebben van een ERP-projectmanager, dan zet u deze zo vroeg mogelijk in, bij het bepalen van de eisen waar het pakket aan moet voldoen. Heeft u al gekozen voor een pakket, dan kunt u de projectmanager uiteraard ook in een latere fase van het project inzetten.

BLMC heeft verschillende specialisten op het gebied van ERP-projectmanagement. Naast hun inhoudelijke kennis en ervaring, worden ze ook regelmatig getraind in change management. Omdat ze deel uitmaken van de BLMC Interim Community hebben ze bovendien toegang tot expertise van collega-interim managers op alle gespecialiseerde vakgebieden. Tot slot worden ze tijdens hun opdracht begeleid door het management van BLMC.

Op zoek naar een ERP-projectmanager?

Wilt u zelf een ERP-systeem aanschaffen en vraagt u zich af of een ERP-projectmanager iets voor u zou kunnen betekenen?

Neem vandaag nog contact op met Sjaak Lekkerkerker via 06-12163286 of via het contactformulier aan de rechterkant van de pagina.