De boel recht houden in een tijd van verandering

In 2016 nam Swinkels Family Brewers de Belgische brouwer Palm over. Niet lang daarna vertrok de logistiek manager. Er was op korte termijn vervanging nodig en een vaste nieuwe invulling zou niet zo snel te vinden zijn. Bovendien wilde Swinkels Family Brewers van de gelegenheid gebruik maken om bij Palm een aantal veranderingen en verbeteringen door te voeren, waaronder de invoering van een nieuw ERP-systeem. Global Logistics Manager Fred Hooft vertelt over de hectische tijd die volgde en de rol die interim manager Dick van Gend speelde om organisatie hier goed doorheen te loodsen.

De opdracht: vervanging en verandering

De vervanging van de vertrokken logistiek manager had eerste prioriteit, vertelt Fred Hooft: ‘Het werven van een logistiek manager op de Belgische markt bleek knap lastig. We hadden niet de tijd om daarop te wachten. Bovendien wilden we tijd nemen om te bepalen wat voor soort manager we zochten. De vertrokken man was sterk operationeel gericht, een ‘meewerkend voorman’. We vermoedden dat het verstandig was om een meer sturende manager in te zetten. Door tijdelijk een interim manager aan te stellen, hadden we de rust om daarover na te denken.’

Daarnaast was het ook nodig om een aantal zaken te veranderen, vertelt hij. ‘We wilden Palm graag overschakelen op hetzelfde ERP-systeem als Swinkels Family Brewers, SAP. Daarnaast moest er ook aan het team gewerkt worden. En je weet dat er bij zo’n overname altijd nog andere zaken aan de orde zullen komen.’

Keuze van de interim manager

Omdat Fred Hooft vanuit Swinkels Family Brewers al goede ervaringen had met BLMC, besloot hij hen ook in dit geval te bellen. ‘Ik kende interim manager Dick van Gend al vanuit een eerdere opdracht die hij voor ons via BLMC gedaan had. Niet dat ik speciaal daarvoor dit bureau benaderde, maar het kwam toch naar voren dat hij ook in de geval de beste man voor de klus zou zijn. Ik ben vervolgens snel met hem om tafel gaan zitten om samen een werkplan te maken.’

Bijsturen tijdens het proces

Het is nogal wat: het Belgische bedrijf wordt overgenomen, ineens zijn er Nederlandse leidinggevenden, dat heeft nogal impact op de organisatie. Een aantal mensen was na de overname vertrokken, wat een gat sloeg in de bezetting. Procedures en rapportages waren niet goed gedocumenteerd en dat creëerde nog een extra uitdaging. In veel gevallen moesten zaken opnieuw onderzocht en ingericht worden. ‘Dat was een extra complicerende factor die Dick goed heeft opgepakt. Daardoor vielen we niet stil en hielden de medewerkers het vertrouwen dat het goed zou komen.’

ERP-implementatie

Palm werkte met een ander ERP-systeem dan Swinkels Family Brewers. Daarom werd besloten ook bij Palm SAP in te voeren, zodat de organisaties goed op elkaar zouden aansluiten. Interim manager Dick van Gend stuurde dit proces aan, vertelt Hooft. ‘Dit zijn al geen makkelijke processen en omdat er veel nieuwe mensen waren, werd dat nog complexer. Dick heeft gelukkig de nodige SAP-kennis maar wat vooral waardevol bleek, is dat hij ook goed is in de menselijke kant; mensen betrekken en meekrijgen in het proces. Met een doorlooptijd van zo’n zes maanden is deze implementatie vrij vlot verlopen.’

Soepele overgang naar vaste manager

De interim manager is bijna een jaar aanwezig geweest. ‘Dat gaf ons voldoende tijd om, mede met de input van Dick, te bepalen wat voor soort manager we hier in de toekomst wilden hebben. We hebben er inderdaad voor gekozen dat dit meer een sturende leidinggevende is en niet zozeer iemand die operationeel meewerkt. Deze persoon hebben we in België geworven, waarbij de HR-afdeling van Palm en de lokale plant manager leidend waren. De logistiek manager valt nu direct onder de plant manager en ik ben er sinds november 2018 tussenuit. Natuurlijk bieden we als Swinkels Family Brewers nog wel de nodige ondersteuning, maar de dagelijkse gang van zaken is nu in de handen van de plant manager.’

Conclusie

‘De inzet van een interim manager gaf ons de tijd om rustig en weloverwogen op zoek te gaan naar een vaste kracht voor deze functie. Tegelijkertijd kon hij een aantal zaken op orde stellen, zoals het documenteren van procedures en rapportages en het verstevigen van het team. Ook speelde hij een leidende rol in de ERP-implementatie. Door verschillende zaken die tijdens het jaar bleken, zoals de beperkte vastlegging van procedures en het vrij grote verloop, had hij zijn handen vol en was er wat minder gelegenheid om ook al aan de lange termijn te werken; dat zal de nieuwe vaste manager gaan doen. Dick heeft in een turbulente tijd het roer recht gehouden, gezorgd dat alle processen goed bleven lopen en dat mensen steeds het vertrouwen hadden dat het goed kwam. Dat vertrouwen is geheel terecht gebleken; we zijn nu in goede vorm om verder te bouwen aan de toekomst.’