Schaap met vijf poten? Nee, bedankt!

Onlangs mocht ik meewerken aan een artikel over interim management, samen met een aantal vakgenoten. De teneur van het gesprek was: vaak vragen opdrachtgevers om een schaap met vijf poten, maar dat bestaat niet en dat moet je ook niet willen. Zoek juist géén alleskunner, maar de juiste persoon bij het gegeven vraagstuk. En dat is niet altijd wat je op het eerste gezicht denkt.

‘Het loopt niet goed’

Dat is de meest gehoorde vraag waarmee opdrachtgevers bij me komen. De output is onvoldoende, de processen haperen, er zijn kwaliteitsproblemen, de kosten zijn te hoog of klanten klagen. Meestal zijn dit tastbare, meetbare problemen en het liefst wil de opdrachtgever deze zo snel mogelijk oplossen. Vaak hebben ze dat zelf al geprobeerd, maar om een of andere reden lukt het maar niet. Meestal komt dat doordat ze de focus leggen op de tastbare symptomen en niet op de oorzaken. Dat is niet zo gek: als je middenin een situatie zit, is het moeilijk om de dieperliggende factoren te zien. Soms beseffen opdrachtgevers nog wel dat de communicatie of samenwerking onvoldoende is, maar dan is het nog niet eenvoudig om dat van binnenuit op te lossen.

Scherpe blik van buiten

Mijn eerste taak is dus om te achterhalen wat de onderliggende factoren zijn, of ‘de vraag achter de vraag’. Daarvoor ga ik het liefst bij het bedrijf op bezoek. Ik voer dan een goed gesprek met de opdrachtgever maar ga ook de vloer op. Zo krijg ik een idee van de sfeer, de manier van werken, hoe mensen met elkaar communiceren en hoe processen lopen. Dat zijn belangrijke indicatoren. Juist voor een buitenstaander is het gemakkelijk om snel een aantal zaken te zien, die voor de mensen in het bedrijf inmiddels normaal zijn.

De vraag achter de vraag

Wat kan dan die achterliggende problematiek zijn? Vaak is het iets dat breder in de organisatie speelt, bijvoorbeeld processen tussen afdelingen die niet goed op elkaar aansluiten, structureel gebrekkige aansturing of onduidelijke communicatie door de keten heen. In andere gevallen zijn doelstellingen niet helder of is niet duidelijk wat de klantvraag precies is. Afhankelijk van de werkelijke problematiek kan ik bepalen wat voor soort interim manager hier de meeste toegevoegde waarde heeft. Enerzijds heeft dat te maken met het onderwerp. Ontbreekt er een duidelijke strategie, dan zal ik iemand uitzoeken die daar vooral sterk in is. Moet er vooral gecoacht worden op samenwerking, dan zijn daar weer andere mensen beter in. Uiteraard heeft iedere interim manager een brede basis, maar elk van hen heeft zijn unieke zwaartepunten.

Uiteraard is supply chain vakkennis ook belangrijk: enerzijds om de inhoudelijke kant van het vraagstuk goed te doorgronden en aan te pakken, daarnaast ook om respect te krijgen van de mensen waarmee de interimmer gaat werken.

Tot slot let ik sterk op het persoonlijkheidsprofiel van de interimmer, dat is misschien wel het belangrijkste aspect. Het meest geschikte profiel hangt af van de cultuur van het bedrijf en de situatie waarin zich dit bevindt. Als het bedrijf ‘in brand’ staat en er is snel en directief optreden nodig, zal ik een ander type voorstellen dan wanneer er gewerkt moet worden aan betere onderlinge communicatie.

Gedurende het project houd ik nauw contact met de interim manager. Hij of zij zal de ‘vraag achter de vraag’ verder onderzoeken we bespreken samen geregeld wat de aanpak is en hoe het proces verloopt.

En als we het nog niet weten?

Soms is het niet mogelijk om vooraf te bepalen wat het echte vraagstuk is. In sommige gevallen willen opdrachtgevers ook niet dat ik van tevoren langskom, om eventuele onrust te voorkomen. In dergelijke gevallen zoek ik een persoon uit waarvan ik zeker weet dat die allround is en een sterk analytisch vermogen heeft: zowel technisch als persoonlijk. Ik heb dan de eerste weken extra intensief contact met deze interim manager om samen te bespreken wat de problematiek blijkt te zijn hoe we die het beste kunnen aanpakken.

Switchen als nodig

Zo kan het voorkomen dat een interim manager binnenkomt om een scan te doen van processen, maar er daarbij achterkomt dat er binnen de organisatie vooral onduidelijkheid is over de doelstellingen, waardoor conflicten ontstaan tussen afdelingen. De interim manager zal dit dan bespreken met de opdrachtgever en, indien gewenst, aanpakken. In andere gevallen komt het zelfs voor dat we na een tijdje de interim manager wisselen. Als de ‘brand is geblust’, kan het tijd worden voor een ander type manager die een meer coachende rol vervult bijvoorbeeld.

Wat altijd bovenaan staat: de opdrachtgever moet ermee geholpen zijn. Daarom ben ik blij dat ik kan putten uit een grote hoeveelheid ervaring die me in staat stelt een juiste analyse te maken van de problematiek. Daarnaast heb ik vanuit ons bureau een stevige pool interim managers, waarbinnen alle soorten kennis, ervaring en persoonlijkheidsprofielen vertegenwoordigd zijn. Zo weet ik zeker dat hier altijd de juiste persoon voor de opdracht tussen zit. Een schaap met vijf poten; ik moet er niet aan denken. Dat ziet er toch ook niet uit!

Interim Challenge

In september start de Interim Challenge 2019, waarin kandidaten strijden om de titel Interim Manager van het jaar. Naast een spannende wedstrijd is het ook een ontdekkingsreis die duidelijk maakt wat de toegevoegde waarde van een interim manager kan zijn en welke criteria deze waarde bepalen. De finale van de Interim Challenge vindt plaats in november.

De Interim Challenge 2019 is een initiatief van Hugo-Jan Ruts van ZiPconomy en Michel van Buren van BLMC. Aan dit initiatief hebben zich drie founding partners verbonden: BLMC (Sjaak Lekkerkerker), Finance Factor (Albert Allmers) en Leeuwendaal (Douwe Wijbenga en Lieve-Lotte Mulder).

In juni volgt meer informatie.