Waterdrinker: grip op complexe processen
Waterdrinker, een internationale plantengroothandel, groeit hard. In 2021 begint de logistieke structuur te knellen, zeker op piekmomenten. Het is nodig om processen opnieuw in te richten en meer te digitaliseren. Hans gaat hier namens BLMC mee aan de slag. Hij ontrafelt de problemen, formuleert samen met de medewerkers oplossingen en voert ze in. Drie jaar en vele verbeteringen later floreert Waterdrinker als nooit tevoren. De organisatie, processen en techniek zijn gestroomlijnd, wat leidt tot betere kwaliteit, meer efficiency en hogere klanttevredenheid.
Waterdrinker is een groothandel voor groenprofessionals in Europa. Het bedrijf verkoopt planten, bloemen en accessoires aan onder andere tuincentra en bloemisten. Het bedrijf exporteert jaarlijks 57,5 miljoen planten naar 54 verschillende landen. Het heeft een warehouse van ruim 30.000 m2.
Het bedrijf groeit en de klantvraag verandert: van het bestellen van volle karren met één product, naar een mix van producten per kar. De interne structuur sluit daar in 2021 niet meer goed op aan. Er is weinig gestandaardiseerd, processen vergen veel handwerk en het is niet altijd duidelijk waar producten zijn. Dat kost veel uitzoek- en improvisatietijd. Daardoor lukt het niet altijd om producten op tijd, compleet en correct aan klanten te leveren. Dit is een hindernis bij pieken in het hoogseizoen en vormt een bottleneck voor verdere groei.
Ontrafelen
Waterdrinker benadert BLMC om de professionaliseringsslag te maken die nodig is. BLMC zet Hans in voor dit project met vele facetten. Stap voor stap pakt hij de situatie aan. Dat begint met ontrafelen wat er precies aan de hand is. Hans vertelt: ‘Voordat we naar de processen konden kijken, moesten we eerst de organisatie onder de loep nemen. Hier waren in de loop van de jaren veel informele structuren gegroeid, die de professionaliteit en schaalbaarheid niet ten goede kwamen. Ook de communicatie tussen de werkvloer en de verkoopafdeling was niet optimaal. Daardoor werkte iedereen op zijn eigen manier. Daar hebben we eerst meer structuur in aangebracht.’
Technische oplossing: scanwatch
De organisatie wil de processen graag meer automatiseren en mechaniseren, maar daarvoor moeten die processen wel duidelijk zijn. Een complicerende factor is dat de handel in planten niet goed past binnen een standaard Warehouse Management Systeem. Er wordt gezocht naar een andere manier om de logistieke processen in control te krijgen. Hans begeleidt die zoektocht: ‘Bij een bedrijf met zo’n groot en divers assortiment moet je altijd weten welke producten zich waar bevinden. De vele samengestelde leveringen leiden tot veel bewegingen om producten op het juiste moment naar de juiste plek verplaatsen. We vonden een technische oplossing in een ‘scanwatch’, een soort smartphone met een professionele scanner, die medewerkers om hun pols dragen. Daarmee kunnen zij eenvoudig en handsfree producten, karren en locaties scannen. Vervolgens moesten we de processen nog wel vastleggen en inrichten.’
Processen uitgewerkt
Stap voor stap zijn de processen doorgelopen en aangepast waar nodig, om ze daarna te integreren in de technische oplossing. Dat was een flinke klus, aldus Hans: ‘Het zijn veel verschillende processtappen, veel beslismomenten en veel data. Dat moet allemaal op de juiste manier worden uitgedacht, geprogrammeerd, er moesten schermen voor bedacht worden, gebouwd, getest en geïmplementeerd. Daar zijn we ruim een jaar mee bezig geweest. Inmiddels werken er zo’n 150 mensen dagelijks mee. Nu is de foutkans gedecimeerd en weten we altijd precies waar elk product zich bevindt. En dat is weer goed voor de leverbetrouwbaarheid en klanttevredenheid.’
Resultaat: een gebruiksvriendelijk en robuust systeem
Wanneer Hans eind april 2024 bij Waterdrinker vertrekt, staat er een professionele logistieke organisatie met een pragmatisch en robuust systeem. Ook mensen met weinig ervaring kunnen er gemakkelijk mee werken. Dus ook medewerkers die tijdelijk in seizoensperioden worden ingeschakeld. Zo is het logistieke proces schaalbaar geworden. Hans: ‘De producten die bij Waterdrinker op tijd in huis zijn, kunnen zij op tijd en compleet uitleveren, ook in complexe bestellingen. Medewerkers zijn in control over hun werkzaamheden, er is bekend waar producten zich bevinden, de OTIF is verbeterd en er zijn minder manco’s. Dat leidt natuurlijk ook tot meer tevreden klanten, en dat is toch wel het belangrijkste.’
Ook jouw processen onder de loep nemen?
Ben je benieuwd wat er in de processen bij jouw organisatie beter kan? Of loop je vast op dezelfde punten?