4 tips bij mechaniseren en digitaliseren van bedrijfsprocessen
De krapte op de arbeidsmarkt is voor iedereen voelbaar. Daar bovenop komen geluiden dat Nederland (en Europa) terrein verliest aan andere economieën zoals de VS en China. We moeten dingen slimmer doen. Dus meer mechaniseren, digitaliseren en onze kennis gebruiken om voorop te blijven lopen. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Steeds vaker krijgt BLMC aanvragen van bedrijven in productie, handel en retail omdat de invoering van intralogistiek, productiesystemen of digitale hulpmiddelen is vastgelopen. Hoe komt dat? En wat kun je eraan doen? Sjaak Lekkerkerker ziet oplossingen.
Het is geen gemakkelijk onderwerp. Niemand geeft graag toe dat een systeem tegenvalt, of dat processen haperen. Bedrijven willen het vertrouwen van hun klanten niet verliezen en elke dag moet er geleverd worden. Als je dit verhaal herkenbaar vindt, wees gerust: je bent niet alleen.
(Voor iedereen die dat niet gelooft, kijk de docuserie over augurkenproducent Kesbeke terug, of tenminste dit fragment).
Als BLMC krijgen we geregeld aanvragen van bedrijven om te helpen bij de implementatie van oplossingen op het gebied van intralogistiek of productie-automatisering. Soms vanaf het begin, maar ook als zo’n project is vastgelopen of niet oplevert wat ervan verwacht werd.
Waar gaat het mis? En wat kun je daaraan doen?
1. Is het systeem de juiste oplossing voor jouw vraag?
Meestal begint het met een duidelijke ambitie: er moet een nieuwe machine komen, een handige scanoplossing, een effectief orderverzamelsysteem of een beter intern transportsysteem. Er worden leveranciers uitgenodigd en wie de beste oplossing lijkt te hebben, krijgt de opdracht.
Dat is fout nummer 1. Want het gaat niet zozeer om de kwaliteiten van de oplossing op zichzelf. Het gaat er vooral om of het een oplossing is voor jouw situatie.
Veel leveranciers hebben een goed gesprek met de directie, maar laten na om zich in alle ins en outs van jullie processen te verdiepen. Terwijl dat wel nodig is om de oplossing te laten slagen.
Overigens hoeft dat niet de schuld te zijn van de leverancier. Wat we ook vaak zien, is dat de haast zo groot is, dat een bedrijf zelf nalaat de processen echt goed in kaart te brengen. Dan is de keuze voor het verkeerde systeem makkelijk gemaakt.
2. Past het systeem bij jouw product?
Een verse salade is iets anders dan een stofzuiger.
Een retailorganisatie heeft andere processen dan een productiebedrijf. En het ene systeem past nou eenmaal beter bij jouw product of dienst dan het andere.
En zelfs als je de juiste hardware hebt, dan nog moet je de instellingen afstemmen op jouw producten en processen. Vaak wordt daar te weinig tijd voor genomen. Dan heb je misschien wel het goede systeem, maar is het nog niet goed ingericht.
3. Als je doet wat je altijd deed, krijg je wat je altijd kreeg
Het invoeren van een nieuwe intralogistieke oplossing is een goede aanleiding om je processen te verbeteren. Het is niet verstandig om de oude werkwijze klakkeloos over te nemen in het nieuwe systeem. Dan maak je geen optimaal gebruik van de mogelijkheden en zullen de resultaten teleurstellend zijn.
Een andere valkuil is dat het systeem te star wordt ingericht, puur gebaseerd op de huidige volumes en varianten. Geheid dat er dan problemen ontstaan als daar wat in verandert. Het is nodig om flexibiliteit in te bouwen.
4. Is iedereen aan boord?
De million-dollar-question. Natuurlijk moet je iedereen die met de nieuwe werkwijze te maken krijgt, bij de keuze en de implementatie betrekken. Dat weet je. Maar ja, er is haast bij, geen tijd te verliezen, en mensen worden toch getraind?
Laat er geen misverstand over bestaan: mensen betrekken vanaf het begin is een randvoorwaarde. En dat is niet in een werkoverleg terloops melden dat er volgende week een nieuwe scanoplossing komt.
Het gaat erom mensen echt mee te nemen in het hele proces. Dat leidt tot betere oplossingen (zie de vorige punten!) en meer acceptatie van de nieuwe werkwijze.
Hoe kan het beter?
Alleen al in januari 2024 kreeg BLMC drie aanvragen van bedrijven uit productie, handel en retail om te helpen bij de invoering van een intralogistieke oplossing. Wat ik maar wil zeggen: het komt overal voor.
Wat wij dan doen is het volgende.
Eerst brengen we goed in kaart wat de huidige situatie is en waar de problemen zitten.
Dan selecteren we een interim- of projectmanager die bij het bedrijf past en die specifieke expertise en ervaring heeft op dat onderwerp.
Hij of zij checkt wat er al gedaan is, wat nog ontbreekt en zorgt ervoor dat deze zaken ook aan bod komen. Dus:
- Checkt of de gekozen oplossing bij de ambitie past.
- Brengt de stakeholders in kaart en betrekt ze bij het project
- Analyseert de processen: hoe gaat het nu en hoe wíl je dat het gaat?
- Richt de oplossing in conform de gewenste situatie.
- Zorgt voor testen, training en borging van de nieuwe oplossing.
Op deze manier levert de gekozen oplossing daadwerkelijk een verbetering op van de situatie. Iedereen staat achter de nieuwe oplossing, weet hoe die werkt en kan er vanaf dag 1 mee aan de slag. De productiviteit verbetert, je hebt meer output en lagere kosten per product. Klanten merken er niks van, of merken een verbetering van servicelevels of kwaliteit. Alles bij elkaar zorgt dat voor betere resultaten voor het hele bedrijf.
Waar loop jij tegenaan?
Is jouw bedrijf toe aan een volgende mechanisatieslag? Hik je tegen een project aan? Of is er iets ingevoerd maar loopt het toch niet lekker? Wij kunnen je helpen om zo’n project vlot te trekken en de resultaten te bereiken die je voor ogen hebt.