Een nieuwe inkoopstrategie voor HG International

Wie heeft het niet in huis: een fles badkamerreiniger, ontstopper, vlekkenverwijderaar of ruitenreiniger van HG? Miljoenen consumenten in meer dan 45 landen maken gebruik van de schoonmaakproducten van HG. Produceerde het bedrijf oorspronkelijk alleen voor de professionele markt en zwembaden, tegenwoordig vind je de bekende flessen bij elke bouwmarkt, supermarkt en ook in de bekende onlinekanalen. De grondstoffen voor al die producten worden geleverd door een uitgebreid netwerk van leveranciers. BLMC hielp HG om inzicht en structuur te krijgen in hun inkooporganisatie.

Decennialang doen ze bij HG alles in eigen huis: productontwikkeling, innovatie, inkoop, productie, marketing, sales … Maar dan belanden ze op een kruispunt. “We willen groeien en dat doen we ook. Maar door die groei merken we hoe afhankelijk we zijn van onze leveranciers van grondstoffen en verpakkingen. Bovendien kunnen we de volumegroei op onze huidige productielocatie niet aan,” vertelt HG’s COO Bas Janse.

De crux: ruimte en regelgeving

Terwijl ze de laatste hoeken van het warehouse vullen met flessen velgenreiniger en stickerverwijderaar stelt iemand de vraag: Gaan we de fabriek uitbreiden of moeten we outsourcen? Er is namelijk niet alleen meer capaciteit nodig, ook de wet- en regelgeving verandert en er komen steeds meer veiligheidseisen. “De huidige productielocatie zou dus niet alleen uitgebreid, maar ook aangepast moeten worden aan de alsmaar strenger wordende eisen,” licht Janse toe. “De hiervoor benodigde investeringen in capaciteit, veiligheid en milieu konden we helaas niet tijdig op de huidige locatie in Almere realiseren. Door de keuze te maken voor het uitbesteden van de productie, zorgen we ervoor dat HG klaar is voor de toekomst en kunnen we ook voor de lange termijn de continuïteit van ons bedrijf waarborgen.”

De strategie vertalen naar tactisch en operationeel niveau

HG besluit hulp van buitenaf in te schakelen om inzicht te krijgen in hoe de inkooporganisatie tot dan toe is ingericht en welke veranderingen het outsourcen met zich mee zouden brengen. “BLMC werd ons aangeraden, maar we hebben de vraag ook bij andere partijen uitgezet. Wij wilden geen dikke rapporten, maar zochten een bureau dat bij ons past. Een bureau met genoeg kennis en knowhow om op basis van de strategie een tactisch plan neer zetten, maar dat ook pragmatisch genoeg is om verbeteringen snel door te voeren op de korte en middellange termijn,” vertelt Bas Janse.

“Wij hadden een goed gevoel bij BLMC. Ze hebben een goed trackrecord, kennis van tactiek en strategie, een hands-on mentaliteit. Daarnaast geven ze niet alleen advies over hoe we de organisatie kunnen verbeteren, maar dat kunnen ze ook implementeren.”

Tot dan toe is er binnen HG één persoon verantwoordelijk voor inkoop. “Die rol verandert natuurlijk als je volledig afhankelijk wordt van externen. Je moet je netwerk aansturen, kosten onder controle houden, goede afspraken maken, inzicht hebben in wat er gebeurt met het prijsniveau van je grondstoffen. Op al die aanpassingen en veranderingen moet je snel acteren,” merkt Janse op.

De vraag van HG

Bas Janse: “Wetende dat we uiteindelijk een organisatie wilden neerzetten die geschikt is voor een geoutsourcet netwerk, hebben we BLMC gevraagd of zij naar onze inkooporganisatie wilden kijken. Voor de langere termijn was onze vraag: Hoe zou je een geoutsourcet netwerk moeten managen? Voor de kortere termijn: Wat hebben we nu staan? Hoe zijn de contracten ingericht? Wat staat erin? Hoe managen we onze suppliers? En vooral: Kunnen jullie met een verbetervoorstel komen, zowel op organisatiestructuur als inkoopinhoudelijk? Hoe kunnen we ons vendormanagement het beste inrichten?”

De aanpak van BLMC

BLMC ging heel gestructureerd te werk, vertelt Janse. “Ze kwamen met een duidelijk stappenplan. Daarin stond niet alleen wat hun aanpak was, maar ook wat binnen en buiten de scope van die aanpak viel. En: wat wel en niet paste bij de grootte en ambities van HG. Daardoor wisten wij heel goed waar we aan toe waren. BLMC wist bovendien scherp naar boven te halen wat precies het vraagstuk was.”

Dat vraagstuk sloot naadloos aan bij een van de meest gestelde klantvragen uit de portefeuille van BLMC: Hoe kunnen we onze planning, inkoop, productie, logistiek als belangrijkste schakels van onze supply chain optimaliseren? Volgens Michel van Buren (BLMC) is HG een bedrijf dat inziet dat ze vanuit hun ambitie en doelstelling naar het functioneren moeten kijken. “Ze denken integraal en houden het doel goed voor ogen. Ze weten wat ze over 5 jaar willen bereiken. Hun vraag aan ons was om ervoor te zorgen dat inkoop die groei ook daadwerkelijk kan realiseren. ‘De supply chain mag geen beklemming zijn voor onze groeiplannen’ zeiden ze. Maar op het moment dat wij bij HG aan tafel gingen zitten, bleek dat wel degelijk het geval,” aldus Michel.

De analyse, het verbeterplan en de implementatie

BLMC analyseert eerst met welke suppliers HG samenwerkt, welke daarvan het belangrijkst zijn voor het bedrijf en welke afspraken daarmee gemaakt zijn. Daaruit volgt een lijst van 12 topleveranciers met wie het bedrijf de samenwerking wil intensiveren. “Vervolgens hebben we gekeken welke besparingsmogelijkheden er zijn en hoe HG de risico’s kan minimaliseren,” vertelt Michiel. “BLMC heeft heel goed duidelijk gemaakt dat we een back-up moeten hebben voor onze belangrijkste leveranciers,” voegt Bas Janse daaraan toe. “Onze markt is dynamisch, dus je zult je moeten voorbereiden op onverwachte zaken. Wanneer een grondstof heel belangrijk voor je is, moet je alternatieven hebben voor het geval je leverancier – om wat voor reden dan ook – niet kan leveren.”

Inkoop consultant Jean-Paul Peeters, die namens BLMC in Almere aan de slag ging, gaat aan tafel met de belangrijkste leveranciers om nieuwe contracten met hen te sluiten tegen goede voorwaarden. Daarnaast zorgt hij ervoor dat de inkooporganisatie inzicht krijgt in de ontwikkelingen in de markt van grondstoffen, hoe de wereld van strategische partners werkt en hoe ze kunnen inspelen op veranderingen in kostprijs. “

Het resultaat

Bas Janse: “BLMC heeft niet alleen bij management en supply chain duidelijk gemaakt hoe belangrijk een inkoopfunctie is, maar ook in de rest van de organisatie. Dat het niet zomaar wat materialen inkopen is, maar dat er wel degelijk een tactiek en een strategie achter moet zitten. We hebben dankzij hun analyse een nieuwe organisatievorm voor inkoop gekozen en er ligt een strategisch plan voor de komende jaren waarmee we onze ambities kunnen waarmaken.”

“Wat mij met name bevalt aan de werkwijze van BLMC is hun hands-on mentaliteit. Net als HG zijn zij pragmatisch én professioneel. Ze kunnen snel schakelen, maar werken heel gestructureerd. In de loop van het project heeft BLMC op regelmatige basis reviews gegeven van het proces, de samenwerking, de tijdlijn en het budget. Zo houd je voortdurend zicht op wat er gebeurt. Ze zijn heel open en maken waar wat ze beloven. BLMC past bij onze cultuur, dus voor een volgend vraagstuk zou ik zeker weer contact met ze opnemen.”

Over HG

HG ontwikkelt reinigings- en onderhoudsproducten. Het bedrijf komt oorspronkelijk uit Zweden en maakte aanvankelijk alleen producten voor de professionele schoonmaak- en zwembadbranche. In de jaren ’70 wordt het merk naar Nederland gehaald en tien jaar later volgt de overstap naar de consumentenmarkt.
De ruim 300 verschillende HG-producten worden ontwikkeld door de eigen Technology & Research-afdeling in Almere en zijn te koop bij vrijwel elke bouw- of supermarkt. Het unieke marketingconcept van HG is dat al hun producten op één plek in de winkel staan, in een zogenoemd ‘brandblock’.