Hoe Fortune Coffee schakelde naar een hogere versnelling
Snelle groei is voor veel organisaties het ultieme doel. Maar wat gebeurt er als het nodig is om te schakelen naar een hogere versnelling? Fortune Coffee ontwikkelde zich en is klaar voor verdere groei.
Een sterk concept onder druk
Fortune Coffee is geen traditionele koffieleverancier, maar een organisatie die sportverenigingen, scholen, bouwbedrijven en het MKB volledig ontzorgt in de koffiecorner. Met zo’n 30 franchisenemers verspreid door het land combineren ze lokale betrokkenheid met de slagkracht van een landelijke organisatie.
De succesvolle formule bestaat uit circa 175 mensen, met dagelijks meer dan 100 servicemedewerkers op de weg. Vanuit de organisatie in Zoetermeer worden de centrale processen aangestuurd: van inkoop tot logistiek en technische ondersteuning.
Fortune Coffee groeit vanuit een model dat draait om langdurige relaties en volledige ontzorging. Om die groei mogelijk te maken, is geïnvesteerd in een nieuw ERP-systeem en een nieuw pand. Daarna lag de focus op het versterken van processen en mensen, zodat de organisatie de nieuwe schaal goed kon dragen en de investeringen optimaal konden worden benut.
Fundament versterken in een groeifase
Veel organisaties kijken in eerste instantie naar voorraad en capaciteit, terwijl ook procesoptimalisatie nodig is. Zo ook bij Fortune Coffee.
De organisatie groeide maar de bestaande processen sloten niet meer volledig aan op de nieuwe schaalgrootte. Ook konden rollen en verantwoordelijkheden scherper worden ingericht. De aansturing kon centraler en consistenter worden georganiseerd. Zoals operationeel directeur Tjerk ’t Lam verwoordde: “Het systeem dwong ons om procesmatig te werken, maar procesmatig denken was nog onvoldoende ontwikkeld.”
Het was tijd voor verdere integrale samenwerking, en daar zocht Fortune Coffee een passende interim manager voor.
Van de kern tot de acceptatie
“Je kunt een perfecte oplossing bedenken, maar zonder acceptatie is het niets waard.”
Interim Manager BLMC
De interim manager begon bij de kern van de operatie. De samenwerking tussen logistiek, inkoop en technische dienst werd verder versterkt. Rollen werden helder, teamleads kregen meer verantwoordelijkheid en de dagelijkse operatie werd stabieler en beter planbaar.
Daarna verschoof de focus meer naar de inhoud. Voorraadbeheer werd meer datagedreven ingericht. Op basis van vraag, variatie en levertijden werd het bestelproces in SAP opnieuw ingericht met betere balans tussen beschikbaarheid en voorraadniveau: precies wat nodig is om te kunnen leveren.
Ook in het magazijn en de technische dienst werd de werkwijze verder geoptimaliseerd. Orders worden in één keer compleet verzameld en productie wordt niet langer statisch gepland, maar continu aangepast op basis van de actuele vraag. Dat maakt de operatie wendbaar en verhoogt direct de leverbetrouwbaarheid.
Minstens zo belangrijk was de manier waarop dit gebeurde. Niet vanachter een bureau, maar samen met de mensen. Op de vloer, in de operatie. Luisteren, meenemen en tegelijkertijd duidelijk zijn in wat nodig is.
Zoals de interim manager het zelf samenvatte: “Je kunt een perfecte oplossing bedenken, maar zonder acceptatie is het niets waard.”
Wanneer weet je dat het werkt
“De belangrijkste uitdagingen uit de startfase zijn opgelost. Dat zegt eigenlijk alles.”
Tjerk ’t Lam, Operationeel Directeur Fortune Coffee
Het moment waarop een traject als dit slaagt, is niet wanneer alles perfect draait. Dat moment bestaat niet. Het moment is wanneer de organisatie weer zelfstandig verder kan.
Toen teamleiders de dagelijkse operatie weer zelf konden draaien en de rol van interim verschoof van meewerken naar verbeteren, was duidelijk dat de basis stond. Meer rust en structuur in de organisatie. Fortune Coffee kreeg steeds meer grip op nieuwe vraagstukken. Tjerk verwoorde het treffend: “De belangrijkste uitdagingen uit de startfase zijn opgelost. Dat zegt eigenlijk alles.”
De rol van BLMC
In dit traject zat de waarde niet alleen in de inhoudelijke verbeteringen, maar juist in de combinatie van factoren. Het leveren van iemand die direct actie onderneemt. Die zowel operationeel kan meedraaien als structureel kan verbeteren. En die past binnen de cultuur van de organisatie.
Dat is geen toeval. Dat is waar het verschil wordt gemaakt.
Wat kan jouw organisatie hiervan leren?
Veel organisaties willen sneller groeien. Meer volume, meer klanten, meer complexiteit. Snelle groei vraagt om een stevig operationeel fundament. De reflex is vaak om harder te werken of meer toe te voegen. Meer mensen, meer voorraad, meer systemen.
De realiteit is tegenovergesteld. Eerst terug naar de basis. Zorgen dat processen kloppen. Dat mensen op de juiste plek zitten. Dat systemen ondersteunen in plaats van frustreren. Pas dan wordt groei weer een kracht in plaats van een probleem.