Beoordeling door Mayekawa: 9,5 

De vraag naar de machines van Mayekawa groeit. Het bedrijf uit Zaventem kampte echter met een gebrekkig functionerende productieafdeling die de groeiende vraag maar moeilijk kon bijbenen. Een interim manager van BLMC bracht uitkomst. In zes maanden tijd verbeterde hij het productieproces en herstelde hij het vertrouwen op de productievloer. HR team leader Ilse Verstraeten: “De interim manager van BLMC was sterk in zowel formele als informele communicatie.”

Mayekawa bouwt machines voor industriële koelinstallaties en warmtepompen. Het Japanse familiebedrijf beschikt daarvoor over een productievestiging in Zaventem, vlakbij Brussel. Een organisatie van honderdvijftig mensen, van wie honderd in vaste dienst, bouwt de machines conform de specificaties van de klant. “Hoe de machines eruitzien, hangt af van de ruimte die moet worden gekoeld. Wij leveren koelinstallaties voor bijvoorbeeld vrieshuizen en de vleesverwerkende industrie, maar ook voor overdekte schaatsbanen. Vanuit Zaventem bedienen we klanten in heel Europa, Midden-Oosten en Afrika”, vertelt Ilse Verstraeten, HR team leader van Mayekawa Europe.

Beschadigd vertrouwen

Omdat de productieafdeling niet optimaal functioneerde, had Mayekawa moeite om de toenemende vraag uit de markt te beantwoorden. De productieplanning liet te wensen over, terwijl het productieproces de nodige knelpunten kende. Misschien nog wel belangrijker waren de vele fricties tussen de productiemedewerkers en hun leidinggevenden. “We hadden behoefte aan een interim crisis manager die in zes maanden tijd de knelpunten in de afdeling kon analyseren, de productieplanning en het productieproces kon verbeteren en het beschadigde vertrouwen kon herstellen”, stelt Verstraeten.

Het was voor het eerst in zeven jaar dat Mayekawa Europe op zoek moest naar een interim manager. Contacten met interim management bureaus had Verstraeten daarom niet. “Ik ben via internet op onder meer BLMC gestuit. Dit bureau maakte meteen een professionele indruk. De internationale oriëntatie van BLMC sprak mij aan. En BLMC kwam al snel met een kandidaat van hoog kaliber. In totaal hebben we vijf of zes cv’s van verschillende bureaus ontvangen, maar die van BLMC sprong eruit. Wij hebben maar één kandidaat op gesprek uitgenodigd en zijn direct met hem in zee gegaan. Dat was de interim manager van BLMC.”

Management op hoger niveau

De interim manager is direct aan de slag gegaan. De eerste weken heeft hij veel gesprekken gevoerd, niet alleen met mensen van de productieafdeling maar ook van andere afdelingen. Hij heeft de bestaande processen, stromen en structuren in kaart gebracht, knelpunten geanalyseerd en een actieplan opgesteld. Een belangrijk onderdeel daarvan was een voorstel voor herstructurering van de hele productieafdeling.

Verstraeten: “Een van de belangrijkste conclusies was dat de afdeling een management op hoger niveau nodig had. De leiding was in handen van twee teamleiders, maar dat functioneerde niet optimaal. We hebben daarom van één teamleider afscheid genomen en de andere een nieuwe rol gegeven. In plaats daarvan zijn wij op zoek gegaan naar een operationeel manager, die na zes maanden de rol van de interim manager heeft overgenomen.”

Verbeterde interne afstemming

De interim manager heeft meer gedaan. Hij heeft de productieplanning op korte en lange termijn verbeterd, de bestaande productieruimte vergroot en duidelijkere afspraken gemaakt over taken, verantwoordelijkheden en rapportagelijnen. Elke werkdag wordt nu opgestart met een korte productiemeeting. Daarnaast heeft hij de afstemming en communicatie met andere afdelingen zoals engineering, supply chain, warehousing en purchasing verbeterd. “De problemen waren niet enkel te wijten aan de productieafdeling. Wekelijks is er nu een overleg tussen alle afdelingen, wat bijdraagt dat de activiteiten binnen de verschillende afdelingen beter op elkaar zijn afgestemd”, weet Verstraeten.

Misschien nog wel het belangrijkste is dat het vertrouwen op de productieafdeling is hersteld. Dat heeft volgens Verstraeten grotendeels te maken met het authentieke en natuurlijke leiderschap van de interim manager. “Binnen een maand na zijn aantreden was hij door iedereen volledig geaccepteerd, zowel door de mensen op de productievloer als door het Japanse topmanagement. De interim manager was sterk in zowel formele als informele communicatie. Veel managers hebben moeite met het brengen van een negatieve boodschap. Hij deed dat op een manier die door iedereen werd geaccepteerd.”

Verbetering productiecapaciteit

In zes maanden tijd is de interim manager van BLMC erin geslaagd het belangrijkste doel te bereiken: verbetering van de productiecapaciteit. “De hele afdeling met de nieuwe operationeel manager functioneert nu beter en werkt efficiënter. Iedereen heeft weer vertrouwen in het bedrijf”, stelt Verstraeten, die de capaciteiten van de interim manager roemt. “Hij heeft veel technische kennis en ervaring, maar ook strategisch inzicht. En hij is een echte people manager met sterke communicatieve eigenschappen.”

Ook over de rol van BLMC als bureau is Verstraeten uiterst tevreden. “Eens per twee maanden kwam ons contactpersoon bij BLMC vanuit Nederland naar Zaventem om met de interim manager en met ons de voortgang te bespreken. In een positieve, open sfeer hebben we besproken wat wel en wat niet goed ging”, weet Verstraeten. “En ook de administratieve afhandeling was snel en goed. Als we een vraag hadden over een factuur, werd die altijd snel beantwoord.”