BLMC vestigingen

Bezoekadres

Hogebrinkerweg 19
3871 KM Hoevelaken
T: 0522 - 24 22 24

info@blmc.nl

Postadres

Hoogeveenseweg 38
7943 KA Meppel

Twitter

Home > Diensten > Business Consultancy > Rasci methode in praktijk

RASCI methode in praktijk

Onderzoek, analyse en advies door BLMC Business Consultancy bij het Koninklijk Conservatorium in Den Haag.

Bij het invullen van de opdrachten voor haar opdrachtgevers maakt BLMC Business Consultancy, onderdeel van BLMC, gebruik van diverse instrumenten. Eén daarvan is de zogenoemde RASCI-methode, die uitgaat van het principe dat er niet meer dan vijf soorten rollen bestaan rond een activiteit:

R    Responsible Wie is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de activiteit?
A    Accountable Aan wie moet verantwoording afgelegd worden?
S    Supportive Wie kan support geven?
C    Consulted Wie moet geraadpleegd worden?
I      Informed Wie moet geïnformeerd worden?

De RASCI-methode is onder meer ingezet bij een vraag waar het Koninklijk Conservatorium in Den Haag eerder dit jaar mee zat. Een belangrijk onderdeel van de opleiding die studenten volgen, is het geven van voorstellingen door die studenten aan publiek. De organisatie daarvan was echter uiterst complex. “Wanneer we iets willen organiseren, zijn daar veel partijen bij betrokken”, aldus coördinator productiebureau Else van Ommen. “We moeten een ruimte inplannen, hebben instrumenten nodig, pianostemmers, een bepaald aantal stoelen, mensen van de technische dienst, en als er grote groepen mensen bij elkaar zitten heeft ook de Bedrijfshulpverlening een rol.”

Bij het maken van een voorstelling zijn minimaal vijf verschillende afdelingen van het Koninklijk Conservatorium nodig. Processen en communicatie tussen alle betrokken waren niet goed ontwikkeld en op elkaar afgestemd.

“We wilden ervoor zorgen dat al die partijen op tijd de juiste informatie krijgen. In de praktijk kwam het altijd wel goed, maar dat was vaak op het laatste moment. We misten in de oude situatie iemand die beslissingen kon nemen, en als verbindende factor kon fungeren.”

Om deze logistiek beter te organiseren heeft het Koninklijk Conservatorium een beroep gedaan op BLMC. “We hebben verschillende gesprekken gehouden, en zijn twee keer bij elkaar geweest om het probleem in kaart te brengen. In het schema dat daar uit voort is gekomen werd een logistiek proces geschetst, dan zie je gelijk waar de problemen liggen.”

Deze analyse op basis van RASCI is uitgevoerd door Sjaak Lekkerkerker en Jeroen van Setten, junior consultant. Lekkerkerker: “Het was een boeiende workshop, omdat we allerlei mensen aan tafel hadden, van technici tot creatieve mensen die artistiek verantwoordelijk zijn. Dat is een interessante combinatie in zo’n proces rond een complexe logistieke vraag. De organisatie van evenementen en uitvoeringen was ongestructureerd, en het was niet duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk was. Door de inzet van de medewerkers kwam het altijd op het laatste moment goed.”

“Daar hebben we tijdens de workshop lijn in gebracht. Toen we daarmee bezig waren zagen de betrokkenen gelijk zelf al de grootste knelpunten. Daar volgden de verbeterpunten en oplossingsrichtingen uit. Dat was de basis voor verandering. Het aardige was dat ter plekke al pijnpunten werden opgelost. Aan het eind van de workshop was er al een soort reorganisatie uitgevoerd. Dat kan dus, want het proces is van de mensen zelf.”

Verder is een belangrijke uitkomst dat naast de optimalisatie van de processen en communicatie een coördinerende rol essentieel ontbrak terwijl deze wel essentieel was. Uiteindelijk heeft het Koninklijk Conservatorium besloten een nieuwe functie te creëren.

Voor het vervullen van die vacature heeft het Koninklijk Conservatorium een beroep gedaan op Logistiekjob, een dochter van BLMC. Van Ommeren: “Na een voorselectie kwamen zij met drie goede kandidaten, waaruit wij de juiste persoon hebben gekozen. Die is enkele weken geleden aan de slag gegaan, en is nu hard bezig de kluwen te ontwarren.”