Een managementteam zit op de hei. Een van de conclusies van het overleg is dat er ontevredenheid is onder medewerkers over het imago van bedrijfspand. De internationale milieuorganisatie schakelt interim manager Wim Tempelaar van BLMC in om dit project op te pakken. Het resultaat is bijzonder goed gelukt: een ‘eat, meet & greet’ ruimte voor 75 mensen is gecreëerd met zoveel mogelijk duurzaamheidelementen erin verwerkt.

Interim
Wim Tempelaar werkt sinds 2007 op regelmatige basis als Facilty Manager voor deze organisatie. De overdracht van de werkzaamheden aan de facility coördinator zijn nu in volle gang. Een van de projecten die hij gerealiseerd heeft, is het ombouwen van de ontmoetingsruimte in de kelder van het bedrijfspand naar een multifunctionele, aantrekkelijke ruimte waarin de medewerkers weer met plezier met elkaar afspreken, overleggen en samen de lunch gebruiken.

Betrokkenheid
De aanpak van het proces verliep als volgt. Een geselecteerde groep medewerkers vormde samen met projectleden vanuit de facility afdeling een projectgroep. Omdat de inrichting en uitstraling van deze ruimte (voorheen een kantine in de kelder) de medewerkers moet aanspreken, is meteen vanaf het begin draagvlak gecreëerd door het personeel erbij te betrekken.

Functies van de ruimte
Met name functionaliteit en socializing waren belangrijke drijfveren om de ruimte aan te passen. Dit vooral gezien het informele karakter van deze organisatie. Was de functie van de ruimte eerst een plek waar geluncht werd, in de nieuwe vorm is er ruimte voor zowel eten als ontmoeten en overleggen. De flexibele ruimte is eenvoudig aan te passen door het verplaatsen van plantenbakken.

Duurzaamheid & verantwoord
Het budget voor een dergelijke metamorfose ligt doorgaans vast, zoals bij veel organisaties is het principe van cost control leading. Toch is de aandacht voor het thema duurzaamheid zo toegenomen, dat soms gekozen wordt voor een oplossing die meer kost dan gebudgetteerd omdat dit dichterbij het concept staat van weten hoe de life cycle van het product is. Want wat is precies duurzaam?

Facility Management gaat hierbij uit van:

• Wat is de bron van het product?
• Waar komt het vandaan? 
• Wat is er nodig om dit product te maken? 
• Hoe wordt het product afgevoerd als het niet langer nodig is?

In de milieuwereld wordt dit de carbon foot print genoemd: wat is de afdruk die je op de planeet achterlaat als je dit product maakt en gebruikt. Bij deze opdrachtgever is gebruik gemaakt van FSC gecertificeerde materialen (en bedrijven) bij het verbouwen van de ruimte.

Lampen
Wim: “Een van de dingen die we tegen kwamen, was bijvoorbeeld een verkeerde levering van de lampen. Er bleken halogeenlampen aangebracht te zijn, terwijl led-verlichting was besteld. De gevolgen waren snel zichtbaar: na 3 dagen dooie tulpen op de tafels. Nog een hele zoektocht trouwens om passende led-verlichting te vinden, want bepaalde warme tinten zijn niet overal verkrijgbaar.”

Vloer
Een van de aanpassingen die interim manager Wim Tempelaar heeft doorgevoerd is het aanbrengen van was op de marmoleum vloeren. “Bij duurzaamheid moet je ook keuzes maken. Was is misschien niet 100% milieuvriendelijk, maar het gebruik van de was betekent wel dat de vloer beter onderhouden wordt, waardoor de vloer 30 jaar meegaat. Belangrijk is dus om duurzaamheid in een bredere context te zien. Natuurlijk heb ik een oplossing gevonden om de gassen die vrijkomen bij het opbrengen van de was, veilig af te voeren.”

Meubilair
Al doorvragend aan leveranciers, bleek volgens Tempelaar dat toch vaak ergens een bijvoorbeeld vuilafstotende coating op zit die als milieuonvriendelijk wordt bestempeld. Voor het meubilair is uiteindelijk gekozen voor tafels van hergebruikt steigerhout met een zowel duurzame als design uitstraling.

Geluid
Om het multifunctionele karakter (eten en vergaderen) te ondersteunen, is gekozen voor akoestische panelen op de wanden, opgepimpt met foto’s. Deze ruimte beschikt nu ook over alle moderne audiovisuele hulpmiddelen zoals een beamer en LCD-schermen.

Sfeer
Door het gebruik van duurzame materialen en enorme fotocollages aan de wanden wordt in feite de filosofie uitgedragen van deze milieuorganisatie. Voorbeelden van bedrijfsactiviteiten verbeelden bijna live (vanwege het grote formaat) wat de missie is.

Resultaat
Behalve een toename van klandizie: er wordt daadwerkelijk vaker gegeten in het restaurant dat gerund wordt door een biologische cateraar, is iedereen lovend over de herkenbare uitstraling die past bij deze organisatie: strijdbaar en zoveel mogelijk rekeninghoudend met milieuaspecten. Wim: “Het ziet er gelikt uit. Ik ben er erg trots op. Ik zie de medewerkers met plezier een biologisch biertje drinken in een omgeving waar zij zich thuis voelen. Een informele, duurzame ruimte waar je gewoon graag bent. De medewerkers identificeren zich ermee, dus dan heb ik mijn klus goed geklaard.”