Inkoopscan

Wat heb je nodig om een inkoopscan uit te voeren?

Een grove lijst van aandachtspunten voor het maken van een inkoopscan:

Algemeen

• Totale inkoopvolume (uitgaven) (exclusief en inclusief BTW)
• Inkoopvolume per productgroep/kostensoort/kostenplaats
• Totaal aantal leveranciers
• Totaal aantal facturen
• Onderverdeling per locatie
• Soort subsidies/inkomsten (bijvoorbeeld i.v.m. bepalen of de de organisatie Europees aanbestedingsplichtig is)
• Huidige inkoopprocedures
• Overzicht van contracten
• Bestelfrequentie

Per leverancier

• Naam leverancier en debiteurnummer
• Inkoopvolume per leverancier (exclusief BTW)
• Onder welke productgroep(en)/kostensoort valt de leverancier
• Totaal aantal facturen
• Onderverdeling per locatie en kostenplaats (afdeling)
• Contract (ja/nee)? Indien, ja, dan ook vervolgen bij kopje Contract
• Omschrijving van de dienst of levering
• Inkoopvolume per dienst of levering
• BTW tarief
• Bestelfrequentie
• Totaal aantal factuurregels
• Betalingstermijn
• Betalingstermijnoverschrijding?
• Verkoopvoorwaarden leverancier geaccepteerd?
• Transportkosten
• Kredietbeperking
• Levertijd
• Aantal levertijdoverschrijdingen
• Gemiddeld aantal dagen van de levertijdoverschrijdingen
• Aantal deelleveringen
• Overige afspraken?

Per contract

• Totale contractkosten/inkoopvolume (exclusief BTW)
• BTW tarief
• Kosten per jaar/periode
• Looptijd
• Start
• Einde
• Optie tot verlenging?
• Lengte van de verlenging
• Overige afspraken?

Per factuur

• Naam leverancier
• Factuurbedrag (exclusief BTW)
• BTW tarief
• Omschrijving van de dienst/evering
• Aantal factuurregels
• Transportkosten
• Kredietbeperking
• Deellevering?
• Onderverdeling per locatie en kostenplaats (afdeing)

Per locatie en kostenplaats

• Wie is budgethouder (incl. tijdsbesteding en bevoegdheden m.b.t. inkoop)
• Wie bestelt er en hoe (incl. tijdsbesteding en bevoegdheden m.b.t. inkoop)
• Wie is de gebruiker/voor welke afdeling is het