Europees aanbesteden? Haal de expert erbij!
Europees aanbesteden is een ware wetenschap. De procedures zijn tot in detail voorgeschreven. Een verkeerde aanpak kan een overheidsinstelling tot in de rechtszaal brengen. Een serieuze zaak dus waar specialistische kennis bij nodig is. Remco de Weerd begeleidt als interim manager van BLMC de aanschaf van een airconditioningsysteem voor Bureau Jeugdzorg in Utrecht. Wat komt hierbij kijken?
Remco de Weerd hoef je niets wijs te maken over Europese aanbestedingen, hij is een echte specialist. Hij legt graag uit waar je bij een aanbestedingstraject allemaal rekening mee moet houden: “Europees aanbesteden is verplicht voor overheidsinstellingen. Voor zo’n traject gelden veel eisen en regels. Allereerst moet men zich bewust zijn van wat men eigenlijk wel of niet moet aanbesteden. Voor een ministerie is die drempel bijvoorbeeld lager (vanaf € 137.000) dan voor een lagere overheid (€ 211.000). Verder zijn alle stappen van het aanbestedingstraject door ‘Europa’ gedefinieerd, inclusief wát je moet doen en hoe. Hoe je het bestek opstelt, hoe je vastlegt welke eisen je aan aanbieders stelt en welke criteria je hanteert bij de uiteindelijke selectie van een ‘winnaar’. Voor elke stap zijn bovendien minimale termijnen vastgesteld.”
Gevolgen van een verkeerde procedure
Het is belangrijk dat overheidsinstellingen zich aan deze regels houden. Doen ze dat niet, dan kan een partij die zich misdeeld voelt, een procedure aanspannen bij de rechter. Indien deze de eisende partij in het gelijk stelt, moet men in het ergste geval de procedure overdoen. Maar ook indien er geen verplichting is tot Europees aanbesteden, heeft deze procedure voordelen, legt De Weerd uit: “Door de gestructureerde manier van werken ontstaat een transparante manier van handelen. Het inkopen bij overheidsinstellingen gebeurt immers wel met belastinggeld.”
Airconditioning: gereed vóór de zomer
Bij Bureau Jeugdzorg begeleidt Remco de Weerd als interim manager vanuit BLMC de aanbesteding van een airconditioningsysteem. Bureau Jeugdzorg heeft de specifieke expertise voor een dergelijk aanbestedingstraject namelijk niet zelf in huis. De Weerd werkt hier sinds begin juni 2007 een dag in de week aan. Het proces is nu ongeveer op de helft. Eind oktober 2007 worden de offertes van de aanbieders bij Bureau Jeugdzorg aangeleverd. “We hebben in eerste instantie heel veel aandacht besteed aan het programma van eisen,” licht De Weerd toe. “Wat heb je precies nodig, hoeveel units, welke capaciteit, aansluiting op bestaande systemen, enzovoort. Dat is de basis voor je bestek en de hele verdere procedure. Pas daarna zijn we het echte aanbestedingstraject gestart. Het is voldoende om hier gemiddeld een dag in de week aan te werken, want door de minimale periodes tussen te stappen kun je er niet continu mee bezig zijn.”
Eind december 2007 moet het contract met de gekozen leverancier rond zijn. Het werk van Remco de Weerd zit er dan op. “Maar dan volgt nog wel de installatie, die in april gereed moet zijn. Dat was één van de eisen aan de leverancier. Bureau Jeugdzorg wil immers graag koel zitten deze zomer.”
Meer informatie
Wilt u meer weten over Europees aanbesteden? Kijk dan eens op http://www.europeseaanbestedingen.eu/europeseaanbestedingen/.
